Processos de admissão e demissão, lançamento de novo produto, utilização de nova plataforma, fluxo de trabalho, pagamento. As atividades e os processos que devem ser organizados por um gestor são inúmeras – e sobre isso não há dúvidas. Devido a esse volume, há um dos importantes processos que acaba sendo ignorado: o reembolso de funcionários.
A sua empresa já definiu qual é o processo para o reembolso de funcionários referente às despesas corporativas? A sua gestão é efetiva? Há uma política bem elaborada? Os colaboradores conhecem detalhes do fluxo? Caso você tenha respondido “não” para qualquer uma dessas perguntas, é importante começar a agir agora mesmo para garantir um processo que será benéfico para a empresa e para o time. No post de hoje, vamos explorar um pouco desse assunto. Vamos lá?
Como definir um processo para o reembolso de funcionários
Antes de ler cada um dos passos, tenha em mente que ter uma política de reembolso é fator imprescindível para formalizar o processo, registrar como ele será feito e garantir que toda a empresa, desde o gerente ao analista, tenha acesso às mesmas informações. Abaixo, vamos explicar o que a sua política deve ter para garantir assertividade no reembolso de funcionários.
1. Defina quem poderá solicitar o reembolso
Ou seja: estabeleça a elegibilidade do reembolso de funcionários. Decida quem poderá solicitar e receber os reembolsos e liste esse público. Avalie se serão todos os colaboradores e fornecedores, por exemplo, ou se apenas um grupo terá acesso ao processo. Depois de ter isso definido, pense se haverá regras específicas para cada um dos grupos ou se todos seguirão as mesmas diretrizes.
2. Defina as despesas que poderão ser reembolsadas
Mas não vale estabelecer isso sem ter alguma fundamentação legal, combinado? Antes, fique por dentro da legislação de acordo com o regime de contratação dos funcionários – carteira assinada ou MEI, por exemplo. Entenda quais são as despesas que são obrigatoriamente reembolsáveis e, a partir disso, registre-as. Alimentação, viagens corporativas, deslocamento, hospedagem, quilometragem rodada estão entre os gastos que devem ser previstos no processo. Não se restrinja apenas às despesas obrigatórias: avalie como é a rotina do seu time e questione se mais algum item deve entrar na lista do reembolso de funcionários.
3. Calcule o valor de cada despesa
A política de reembolso deve ter todos os detalhes do processo, incluindo o valor que será reembolsado a cada colaborador de acordo com a despesa. Avalie as particularidades de cada uma delas, a frequência que elas acontecem no seu modelo de negócio e, então, estabeleça um teto de gastos e a forma de calcular cada uma das despesas.
4. Defina prazos
É imprescindível estabelecer os prazos para o reembolso de funcionários. Além de garantir um respaldo por parte da empresa, isso também tranquiliza o colaborador, que sabe exatamente quando será ressarcido por cada uma de suas despesas. É importante sinalizar qual é o prazo para solicitar o reembolso e também em até quanto tempo ele deve ser ressarcido. É importante definir uma prioridade para as despesas e, assim, entender se os prazos devem ser diferenciados de acordo com o tipo de gasto.
5. Conte com a tecnologia e deixe as planilhas de lado
Se você já teve algum processo de reembolso de funcionários em sua empresa, sabe como as planilhas e os e-mails antigos podem trazer mais dor de cabeça do que solução. Nesse caso, conte com ferramentas como o Zag, um aplicativo para gestão de reembolsos, e detalhe isso em sua política. Por meio dele, é possível que os colaboradores compartilhem as notas fiscais digitalizadas, além de permitir à gestão um acompanhamento de datas, tipos de despesas e forma de pagamento. Lembre-se que essa visão sistêmica do reembolsos de funcionários da sua empresa é importante para o relatório das despesas e também para o seu controle financeiro.
6. Crie regras para adiantamento e para despesas não previstas
Sua empresa fará algum adiantamento para despesas específicas, como viagens corporativas? É importante explicar isso em sua política, já que alguns valores podem ser mais altos que outros – e os colaboradores precisam se preparar para cada uma delas. Caso haja adiantamento, descreva como ele deve ser solicitado e quais os prazos para que aconteça de acordo com o gasto. Além disso, não deixe de prever um item que explique sobre o reembolso das despesas que não estão previstas na política, já que inevitavelmente elas podem surgir.
Por fim, organize todas essas informações em um documento – e ele, finalmente, será a sua política de reembolsos. Não se esqueça de comunicar todo o time sobre ela e solicitar um conhecimento integral da política por parte do time, pois só assim ela funcionará da melhor forma. Ah, e claro, ao longo do tempo, veja se a política deve ser alterada e, sempre que possível, sugira melhorias para garantir que o processo seja “redondo”.
Neste texto, você entendeu como ter um processo bem estruturado para reembolso de funcionários é importante para a organização e o planejamento da sua empresa, certo? Fique por dentro também de todas as outras informações sobre o processo e conheça o que diz a lei.