Qualquer pessoa que pensa em abrir uma empresa ou gerir um negócio sabe, quase que automaticamente, que a burocracia empresarial vai estar presente em diferentes momentos. Inevitavelmente será necessário lidar com muitos papéis e documentos ao longo dos meses. Mas, além deles, há questões provocadas pelos próprios gestores que podem prejudicar a produtividade.
É claro que, como falamos, há situações já previsíveis de burocracia empresarial, como é o caso da abertura da empresa, a contratação dos funcionários (dependendo, especialmente, de qual for o modelo escolhido), o aluguel do espaço, alvarás (se for o caso) e por aí vai. É preciso estar atento, contudo, aos movimentos que podem gerar burocracias desnecessárias e podem ser evitados sem muitas dificuldades.
Basta estar atento ao dia a dia e garantir uma gestão efetiva de pessoas para que funcione! Acompanhe as dicas.
Conheça as principais fonte de burocracia empresarial que podem ser evitadas por você
Processos 100% operacionais e com um fluxo confuso
Desapegue dos processos operacionais, sempre que possível. Além disso, quando as etapas estão distribuídas entre muitos colaboradores e não há um que domine todo o processo, a burocracia empresarial pode aumentar muito facilmente. Pense em capacitar os profissionais para dominarem ferramentas específicas e simplificar os processos – quanto mais objetivos e ágeis, menor a burocracia.
Colaboradores sem autonomia e atividades centralizadas em uma só pessoa
Ainda que você seja o gestor e queira acompanhar absolutamente tudo que acontece em sua empresa, evite centralizar todas as atividades em você ou em um só colaborador. Além de criar um gargalo gigante e até mesmo correr o risco de perder prazos, isso impede que o time evolua como equipe e diminui a possibilidade de desenvolvimento de cada um. A centralização das demandas pode gerar, ainda, uma crise generalizada dos processos – imagine se, em algum dia, não houver sequer uma pessoa capaz de conduzir a atividade e propor soluções?
Resistência às ferramentas inovadoras
É comum que as empresas tenham o costume de apostar em ferramentas que já funcionam há muito tempo, como é o caso de anotações manuais, arquivos soltos em pastas diferentes e por aí vai. É muito importante, no entanto, que a visão seja ampliada diariamente: há ferramentas que podem facilitar a rotina e simplificar o processo, otimizando a rotina da empresa e possibilitando que o tempo “economizado” seja investido em ações mais estratégicas. Um bom exemplo é o app Zag, de gestão de reembolsos financeiros, que automatiza grande parte dos processos, reduz as etapas, garante uma visão sistêmica dos números e ainda dispensa o uso de ferramentas como planilhas e e-mail.
Reuniões frequentes (e talvez desnecessárias)
Há uma cultura corporativa que, mesmo que antiga, está ainda muito presente nos dias de hoje e, sem dúvidas, é responsável por grande parte das burocracias empresariais. São as famosas reuniões que, além de volumosas em números, são ainda extensas (tomam muito tempo do dia) e poderiam ser resolvidas com uma conversa por telefone ou uma chamada por vídeo, por exemplo. Que tal avaliar como isso acontece no seu negócio e repensar o modelo? Aproveite ferramentas como o FaceTime, Hangouts e até mesmo a ligação comum!
Falta de organização
Sem dúvidas, a desorganização dos processos e a falta de planejamento é um grande catalisador de burocracias empresariais no dia a dia. Você já parou para observar como o dia da sua equipe é organizado? Veja se as tarefas são bem divididas, se cada colaborador sabe exatamente quando e como executa a sua tarefa, se há regras e orientações definidas para diferentes situações etc. Ainda que pareça óbvio dizer, os procedimentos bem definidos (e também bem disseminados entre todos do negócio) podem evitar bastante dor de cabeça!
Apesar de as atividades que facilitam o aumento das burocracias empresariais serem muitas e de estarem diversas vezes enraizadas no dia a dia da empresa, há algumas soluções – como é o caso do Zag, que citamos ao longo desse post – que podem ser muito bem aproveitadas e até revolucionar a sua rotina. Imagine, por exemplo, contar com um aplicativo para organizar e registrar os lucros da empresa em vez de registrá-los à mão, todos os dias? Ou mesmo um site que organize as tarefas do dia a dia, das semanas e dos meses, garantindo que não vai ficar nada para trás?
É importante que você esteja sempre atento aos movimentos do mercado e busque, diariamente, oportunidade de aproveitar os novos recursos, softwares e soluções.
Se no seu negócio ainda existem muitas fontes de burocracia empresarial que poderiam ser facilmente evitadas, saiba tudo sobre como a tecnologia pode transformar (para melhor, claro!) a sua rotina.