Digitalizar as notas de de despesas corporativas: aprenda porque deve confiar. 

Toda vez que surge uma nova ferramenta para otimizar o dia a dia das empresas, algumas questões básicas vêm à tona. Por exemplo, digitalizar notas e cupons fiscais para comprovar despesas e não ter que arquivar as notinhas físicas para reembolso. Isso é bacana e o Zag simplifica esse processo de forma brilhante. Mas, esta facilidade é segura?

As dúvidas de empresários e gestores vão desde a legalidade da digitalização até a segurança contra fraudes ou erros dos usuários.

Pensando em algumas dessas dúvidas, resolvemos antever 03 perguntas sobre a segurança dos recibos digitalizados pelo Zag.

1. Preciso comprovar as despesas de meus funcionários para deduzir em impostos. O recibo digitalizado tem valor neste caso?

Algumas empresas deduzem despesas como alimentação, transportes, viagens e outras despesas mais. Porém, este caso é aplicado apenas à empresas do Lucro Real e, para estas empresas, é possível que haja auditorias nas despesas para evitar possíveis fraudes contra o fisco.

As legislações vigentes no Brasil são favoráveis ao uso de imagens para comprovar despesas e reconhecem expressamente a validade destes documentos eletrônicos como prova. Veja o que diz o Artigo 225 do Código Civil:

Art. 225. As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão.

Já o Decreto 70.235/72, no seu artigo 64-B diz:

  • 1o  Os atos, termos e documentos submetidos a digitalização pela administração tributária e armazenados eletronicamente possuem o mesmo valor probante de seus originais.

Mas, e a Receita Federal? Será que ela não vai implicar com estes documentos digitalizados?

Então. Lá em Dezembro de 2016, eles emitiram uma portaria que estabelece critérios de digitalização e eliminação dos atos, termos e documentos dos Processos Administrativos Fiscais. Confere aqui os termos desta portaria: Portaria RFB 1674/16.

Caso sua empresa seja do Simples ou Lucro Presumido, estas despesas não precisarão ser auditadas para fins de dedução em impostos.

Mas, atenção. Se você é uma startup e tem contrato com investidor anjo, os meios de auditoria são similares aos do Lucro Real. Então, você vai precisar ter o registro de todas as despesas operacionais. Fique atento!

2. Legal. Vi que posso guardar os recibos de forma digitalizada. O Zag possui um ambiente seguro para guardar meus dados e imagens?

Sim. Esta é uma preocupação constante aqui no Zag. Por isso utilizamos plataformas confiáveis que garantem desempenho e segurança na gestão dos dados. Já falamos sobre esse assunto em outro post do nosso blog, mas vamos fazer um resumo aqui.

Lá no Zag, no portal do gestor, é possível emitir um relatório com todas as despesas comentadas e com os dados da mesma, incluindo uma imagem em ótima resolução para conferência. Isto já coloca sua gestão financeira em um excelente padrão de organização.

Com relação à segurança, as plataformas em nuvem permitem redundância de dados (backups) e de disponibilidade do Zag. Além disso, constantemente, aplicamos atualizações de segurança para prevenir contra ataques DDOS, que são bem comuns na internet.

3. E como podemos garantir que as notas/recibos digitais não serão mais utilizadas por outros usuários?

A resposta está na tecnologia. Grandes players de tecnologia como Google, Microsoft e Amazon possuem excelentes ferramentas para fazer leitura detalhada e muito assertiva das imagens. Esta tecnologia é conhecida por OCR (Optical character recognition).

Aqui no Zag, aproveitamos algumas destas ferramentas e combinamos com algoritmos desenvolvidos internamente. Estes algoritmos emitem alertas aos gestores caso os recibos estejam ilegíveis, duplicados ou até mesmo se forem parecidos. Interessante não é? Isto é o que chamamos de Inteligência Artificial.

Esta inteligência por trás do Zag tende a ficar ainda melhor, pois a medida que os algoritmos são treinados e otimizados, a plataforma tende a ter mais poder de segurança e assertividade em suas ações, como por exemplo, indicar um comportamento anormal de um determinado usuário.

Sabe o que mais pode te ajudar a digitalizar notas?

Além destas dúvidas, temos mais alguns pontos que vão te ajudar a otimizar a gestão de seus documentos de forma digital:

  • Recibos impressos em papéis termossensíveis (aqueles de maquininhas, sabe?) normalmente têm um tempo de vida muito baixo. A impressão apaga rápido e eles são extremamente frágeis, podendo ser danificados rapidamente;
  • Otimização de espaço físico é uma necessidade urgente de qualquer empresa. Em uma tendência onde o futuro do trabalho parece ser cada vez mais remoto, fica difícil pensar que pilhas de papéis deverão ser acumuladas nas empresas nos próximos anos;
  • Segurança! Já falamos da segurança digital. Mas, a segurança física também é um fator de preocupação constante. Onde estão os documentos? Quem os guardou? Quem está transportando? Estamos livres da possibilidade de incêndios? Se você tem estas dúvidas internas, terceirize-as para algo mais confiável e com garantias.
  • Guardar arquivos digitalmente gera economia. Economia de papel, de tempo, de outros insumos e economia de logística. Afinal, enviar malotes para contabilidade e outros setores da empresa sempre custa algum dinheiro.

O Zag, assim como outras ferramentas, é uma tecnologia que traz sua empresa para este mundo digital, sem papel, sem preocupações e sem grandes custos operacionais. Além de guardar recibos de despesas de funcionários no Zag, sua empresa pode utilizar plataformas como o Clicksign, que remove a necessidade de assinatura de contratos físicos na sua empresa.

Pense nisso. Além de ajudar sua empresa, você estará contribuindo de forma mais sustentável para o meio ambiente.   

Tem mais dúvidas sobre a segurança e legalidade dos recibos digitalizados? Escreva pra gente.

Rubem Andrade – CEO at Zag