Ganhar tempo ou organizar o tempo?

Cada etapa da nossa evolução profissional e pessoal traz consigo mais tarefas e responsabilidades. Parece que o dia passa voando. Fica aquela sensação de que, mesmo trabalhando muito, nada foi terminado direito. O nosso tempo precisa ser gerenciado.

Gestão de tempo é um processo constante que organiza e estuda como o tempo será dividido, mesmo com uma série crescente de atividades e responsabilidades na rotina.

Em um mundo cada vez mais dinâmico, em que as pessoas não são mais responsáveis por uma função específica, acabam por dedicar-se, cada vez mais,  à inúmeras atividades ao mesmo tempo. Sendo assim, falar de produtividade e gerenciamento de tempo, se tornou fundamental.

“Em 1970, brasileiros trabalhavam 2.145 horas por ano, em média, em comparação com 1.711 em 2014. Então, houve uma forte redução em horas trabalhadas, mas isso, obviamente, não deixou o país mais pobre. O Brasil se desenvolveu enormemente nesse tempo. Por isso, é importante observar os ganhos em produtividade”, exemplifica Peter Poschen, diretor da Organização Internacional do Trabalho (OIT) no Brasil em entrevista à BBC Brasil.

Por isso, separamos dicas básicas, porém importantes, que vão ajudar você a gerenciar seu tempo e ser sempre mais produtivo.

1. Use ferramentas de organização

Como este assunto é tão comum e ao mesmo tempo preocupante dentro das empresas, tem sido natural que inúmeras ferramentas sejam apresentadas diariamente para ajudar as empresas e seus colaboradores a organizarem suas tarefas. Ferramentas que automatizam e integram as agendas, que medem o tempo gasto por tarefa, que organizam as atividades e até que medem a produtividade dos times estão disponíveis para qualquer tipo de empresa, seja ela uma empresa grande ou pequena.

O Trello, por exemplo, é uma das ferramentas de organização de tarefas mais utilizadas atualmente. Com ele, é possível organizar desde tarefas para a abertura da empresa até a gestão de projetos mais complexos. Além do trabalho, há quem utilize o Trello para organizar uma viagem, tarefas de casa ou, até mesmo, organizar um casamento. Sim! Eis aqui uma ferramenta que pode organizar suas tarefas de uma vez por todas.

A vantagens de usar ferramentas de gestão de tarefas e responsabilidades na empresa podem ser diversas. Algumas delas são:

  • Centralizar suas atividades
  • Controle transparente de tarefas
  • Eliminar as chamadas dores de crescimento
  • Diminuir os silos de informação
  • Percepção de planejamento e evolução das responsabilidades
  • Resultados mais claros

2. Faça uma lista de prioridades

Quando o tempo é curto e existem muitas atividades para serem executadas ao mesmo tempo, torna-se claro a necessidade de entender as urgências e priorizar aquilo que for mais importante.

Para te ajudar a definir quais são suas prioridades, o Dr Stephen R. Covey, em seu livro “Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, desenvolveu a matriz urgente-importante para melhorar a gestão de tempo e tarefas.

 

 

Covay concluiu que existem 4 tipos de de tarefas:

  • Importantes e urgentes: São consideradas “crises”, podendo afetar toda o funcionamento da empresa e, consequentemente, seus resultados.
  • Importantes e não urgentes: São tarefas que merecem atenção por serem de grande relevância para a empresa, influenciando nas metas e no planejamento, porém com um prazo mais longo para serem concluídas.
  • Não importantes e urgentes: São tarefas normalmente esquecidas e que já passaram do prazo, mas que, em alguma hora terão de ser resolvidas.
  • Não importantes e não urgentes: São tarefas que deverão ser feitas apenas quando todas as demais forem resolvidas, não demandando tanta atenção.

3. Defina deadlines

Um dos principais problemas de gestão de tempo é se perder em meio às suas tarefas e acabar não terminando nenhuma. Este problema nem sempre acontece pela falta de organização, mas por não existir uma responsabilidade ou um limite para entregáveis.

Sendo assim, para cada atividade nova, defina prazos de entrega coerentes. Dessa forma, além de deixar você e seu time na mesma página quanto às prioridades e entregas, evitará possíveis procrastinações.

4. Crie métricas para medir seu desempenho

Data driven. Um termo que tem conquistado tanto grandes quanto pequenas empresas. É a arte de seguir adiante baseado em dados. É o momento onde “achismos” estão sendo colocados de lado e os desempenhos são medidos por métricas bem estruturadas. Um ingrediente vital para o sucesso de uma empresa: dados.

Comece por definir suas metas e um prazo para elas. Feito isso, mapeie todos os KPI’s (ou Indicadores chaves de desempenho/sucesso) que serão fundamentais para medir o seu desempenho e se as metas serão ou não alcançadas dentro desse período. Por fim, estude a melhor maneira de mensurar cada KPI e faça relatórios periódicos para entender o seu desenvolvimento ao longo do período.

5.Sempre busque otimizar seus processos

Como falamos no início deste artigo, gestão de tempo é um processo contínuo e precisa “entrar na veia” da empresa, merecendo sempre ser reavaliado e estudado. Uma vez que você iniciou o processo de otimização e organização de suas tarefas e processos, não pare. Sempre utilize as métricas de desempenho para avaliar os pontos a serem melhorados.

Busque sempre melhorias de produtividade dentro e fora de sua empresa. Fique atento às novidades com relação à softwares e ferramentas de gerenciamento de tempo e organização de tarefas. Elas poderão ser essenciais para startups que ainda não possuem muita mão-de-obra.

No setor financeiro, por exemplo, que tende a ter processos mais burocráticos e demorados, mas rotineiros, já existe uma série de ferramentas que ajudam na gestão de custos e despesas, trazendo agilidade e inteligência para o seu dia-a-dia.Vale a pena ficar de olho no que está em alta e, sempre que possível, testar diferentes métodos em sua empresa.

Gostou das dicas? Escreve pra gente. Vem entender como organizamos nosso dia a dia aqui no Zag.

Veja também como trabalhar remoto pode transformar pessoas e empresas a serem ágeis. 

Isabel Athayde – Marketing leader