Cálculo de reembolso por quilômetro rodado, cálculo de reembolso por hospedagem, cálculo de reembolso por despesas com alimentação, cálculo de reembolso com gastos de deslocamento, cálculo de reembolso de passagens. Cálculo, cálculo, cálculo e mais cálculo. Essa realidade não é anormal para o dono de um negócio que precisa lidar diariamente com a gestão de reembolsos corporativos – e você sabe bem do que estamos falando se é um! Tão importante quanto uma gestão efetiva do assunto é o conhecimento aprofundado sobre a elaboração de um relatório de reembolso corporativo completo e funcional. Você sabe quais informações não pode faltar em um?
No post de hoje, trouxemos 5 dicas que você deve levar em conta para um relatório de reembolso corporativo que não vai deixar a sua empresa na mão – e, claro, nem a sua equipe! Antes, vale lembrar que a política de viagem corporativa, planejamento, antecedência, olhar atento para a possibilidade de redução de gastos, prestação de contas e a previsão de situações emergenciais já devem estar no radar quando o assunto é a elaboração de qualquer relatório de despesas corporativas, combinado? Agora, vamos aos detalhes. Acompanhe!
O que não pode faltar em seu relatório de reembolso corporativo
Organização e categorização de despesas
Você sabe como organização é palavra de ordem para a rotina. Para um relatório de reembolso corporativo isso não é diferente, claro. Aqui, falamos especificamente da criação de categorias para cada despesa. Como falamos no início deste post, os tipos de custos são variados. Por isso, é essencial que você defina-os e separe-os por categoria, mais ou menos assim: alimentação, deslocamento (táxi, aplicativo, estacionamento etc.), hotel, passagem aérea e por aí vai.
E, ah, vale um ponto de atenção: para o caso de reembolso de km rodado, essa descrição deve ser detalhada, combinado? Não deixe essa diretriz de lado em sua política!
Dados (a maior quantidade possível) do seu colaborador
Tão importante quanto prever a categorização das despesas em seu relatório é ter o registro e os detalhes dos responsáveis por elas – nome completo, cargo, departamento e dados bancários, pelo menos. Isso pode ser útil (senão fundamental) para a separação e arquivamento dos materiais. Imagine, por exemplo, ter esses documentos sem nenhuma ordem e, em um determinado momento, for necessário reunir todo o registro de gasto daquele profissional? Além de um pouco chato e trabalhoso achar um por um, provavelmente levaria um tempo considerável que poderia estar sendo investido em uma atividade muito mais rentável. Os dados facilitam a logística, claro, mas podem também ser úteis para avaliações futuras – calcular a média de gasto de cada funcionário para identificar oportunidades de redução de custos ou mesmo traçar metas em um novo planejamento estratégico pode ser muito bom para a saúde financeira da sua empresa. Vale lembrar que ter atenção a isso também é fundamental para analisar a média de gasto de cada funcionário!
Datas, datas, datas!
É normal que, algumas vezes, as datas sejam negligenciadas. Faça um paralelo com a vida real: sabe quando você pensa que precisa anotar a data daquele ocorrido, mas imediatamente pensa que “não precisa, porque é claro que vou lembrar que data é esta” e, na verdade, não lembra de jeito nenhum? O mesmo pode acontecer no relatório de reembolso corporativo e não ser nada legal para a sua gestão financeira. É por isso que, entre as informações necessárias e obrigatórias, está a especificação da data e a organização em ordem cronológica. Além de possibilitar o entendimento do que deve ser pago quando, o colaborador tem a tranquilidade de saber quando será reembolsado e, a sua empresa, quais serão os gastos específicos daquele mês. Também é crucial esse registro de datas para que, depois, você possa fazer a conferência sem ter que perder tanto tempo.
Nome do estabelecimento
Aqui você já deve estar se perguntando se chegou o momento de revisar a política de reembolsos da sua empresa, não é? Isso porque todas as orientações devem estar extremamente claras para o colaborador. Assim, nenhum dos dois lados sai prejudicado! Apesar de esse tópico ser um pouco óbvio, vale reforçar: não esqueça de solicitar o nome do estabelecimento em que o gasto aconteceu. Isso permite checar a “’reembolsabilidade” de cada gasto e, além disso, apoia o cuidado com as fraudes.
Justificativa e comprovantes
É provável que a política de reembolso da sua empresa já tenha previsto isso, mas a explicação de cada uma das despesas é imprescindível para que a sua gestão seja assertiva – assim, será bem mais fácil identificar oportunidades de economia e, novamente, ficar atento às fraudes que, infelizmente, podem acontecer. Além disso, os tão queridinhos comprovantes também não podem faltar. A boa notícia, contudo, é que eles podem ser muito menos trabalhosos do que aqueles papéis que acabam se perdendo entre tantos outros ou mesmo tendo suas informações desgastadas ao longo do tempo – é só trabalhar com os comprovantes digitais, que são tão válidos quanto os físicos.
Como otimizar o relatório de reembolso corporativo?
A resposta é fácil. Usando um software de gestão de reembolsos corporativos que transmita segurança e ofereça o máximo de praticidade, como o Zag. Por meio dele, você pode exportar informações em PDF ou Excel e, ainda, não corre o risco de perdê-las. Além de reduzir a possibilidade de erros, você garante que o processo será otimizado e feito em bem menos tempo do que se seguisse o passo a passo tradicional. Nada como a agilidade quando falamos de negócio, não é?
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