É comum que as dúvidas sobre o reembolso de despesas corporativas apareçam de forma recorrente, especialmente por parte de gestores de pequenas e médias empresas. Perguntas que envolvem a obrigatoriedade de ressarcimento de cada item, a previsão em lei do assunto, teto de gastos costumam ser frequentes (inclusive, #ficaadica: tenha a sua política de reembolso da sua empresa). Mas há um assunto em especial em que os questionamentos são muitos e variados: o reembolso por km rodado. Como calcular? Por quê calcular? Quais os riscos de não fazer o acompanhamento?
Como a palavra do momento é austeridade, é imprescindível saber fazer e, claro, saber economizar no reembolso de quilometragem. Mas como?
No post de hoje, vamos esclarecer essas e outras questões para você garantir a economia de reembolso de quilometragem e, ainda, ter a oportunidade de otimizá-lo ao máximo. Vamos lá? Acompanhe!
Como calcular o reembolso por km rodado
Ressarcir o custo que a sua equipe tem com o deslocamento no próprio veículo (para o trabalho ou para reuniões externas, por exemplo) pode ser uma conta delicada, mas o mais importante é que o processo seja sempre explicado para o time de forma detalhada (novamente: não se esqueça da política de reembolso!). Já explicamos em outro texto os mínimos detalhes de como essas contas devem acontecer, mas vale relembrar os passos:
1. Defina de um veículo padrão para base de cálculo das despesas
2. Defina de uma média de quilômetros rodados anualmente
3. Determine quais serão os indicadores para reembolso
4. Coloque os números na ponta do lápis! (Nesse passo, pode entrar variáveis como a média do preço do combustível, manutenção do veículo, seguro, depreciação, limpeza, e impostos como IPVA, DPVAT e licenciamento).
Como economizar no reembolso de quilometragem?
1. Planejando as rotas
Mais um dos benefícios que a tecnologia trouxe para o dia a dia foi o fácil acesso ao GPS – às vezes a gente até se pergunta como é que as pessoas faziam quando a ferramenta ainda não existia de forma tão prática, não é? É muito comum que as pessoas usem aplicativos como o Waze ou o Google Maps, mesmo em situações em que já conhecem detalhadamente a rota. Isso porque é possível avaliar e considerar o caminho mais rápido (ou mesmo mais curto, com ou sem asfalto e por aí vai). E tão importante quanto levar em conta esses detalhes, é considerar o planejamento logístico. Ou seja: entenda por onde, quando e em que ordem (se for o caso) é mais viável seguir. Para isso, é importante conhecer estado das rodovias, os engarrafamentos, os sinais de trânsito e mais uma série de variáveis. Assegure-se (e registre) que o profissional está fazendo a rota mais econômica possível – evidencie como isso é bom para a empresa, mas também para ele.
2. Aproveitar programas de fidelidade de postos de gasolina
Muita gente costuma achar que esses programas são completas “furadas”. Mas a verdade é que, se bem apurados, eles podem ser benéficos, especialmente para empreendedores que querem economizar no reembolso de quilometragem. Nem sempre achar o local com o combustível mais barato significa economia – aliás, fique atento aos postos que comercializam combustível adulterado, isso pode trazer sérios prejuízos lá na frente. Você pode criar parcerias para uma frota com número X de veículos – e isso, além de provavelmente garantir um desconto no valor, pode facilitar a participação e conquista de prêmios nos programas de fidelidade, como clubes de recompensas. E mais: a partir do momento em que houver essa parceria, ter uma visão sistêmica e mapear os gastos de combustível fica muito mais fácil: você pode avaliar o rendimento dos carros, entender em quais horários eles estão sendo mais abastecidos, identificar a possibilidade de fraudes e mais uma série de dados.
3. Oriente a equipe (de forma detalhada)
Economizar no reembolso de quilometragem também tem muito a ver com o quão consciente e comprometida a sua equipe está com essa otimização, certo? Por isso, é fundamental esclarecer para eles todos os itens detalhados nesse tópico. E, ah, claro: mostre quais podem ser as vantagens dessas economias. E se você propor, por exemplo, que parte do valor economizado será revestido em capacitação com cursos e bolsas de estudos? Pode ser um ótimo incentivo!
4. Não se esqueça dos custos extras
Assim como os dados variáveis (como manutenção, limpeza, impostos etc.) são considerados no passo a passo do reembolso por km rodado, é preciso levar em conta custos extras se você quer economizar no reembolso de quilometragem. Lembre-se de incluir valores como estacionamento e estudar os horários de pico (quando o trânsito está engarrafado, maior a queima de combustível). Se possível, intercale horários e faça avaliações periódicas desses resultados.
5. Utilize um programa eficiente de gestão de reembolsos
Apesar de ser o último tópico, esse não é o menos importante. Nem de longe. Contar com as facilidades que a tecnologia oferece pode ser o maior segredo para garantir a sustentabilidade do seu negócio. Ao usar um app de gestão de reembolsos corporativos como o Zag, por exemplo, você garante que todas as informações estarão seguras e serão facilmente identificadas. Além de não perder tempo procurando aquela planilha salva há um ano dentro de uma infinidade de pastas, você tem acesso a um histórico de informações que vai facilitar os inputs que vão favorecer a economia no reembolso de quilometragem.
Se você acha que as dicas foram úteis e já se sente pronto para começar a economizar no reembolso de quilometragem, fique por dentro de todos os detalhes sobre o relatório de despesas de viagem corporativa.