Não ter uma política de reembolso corporativo pode trazer problemas nas finanças e criar desarmonia com os funcionários, é por isso que sabemos que sua empresa já conta com uma. Agora, a questão é revisá-la para mantê-la atualizada e em sintonia com a cultura da sua companhia.
Na medida em que o negócio cresce, é preciso ajustar a política para que continue sendo eficiente, tanto para a empresa quanto para seus colaboradores. É sempre bom revisar se os processos se ajustam à legislação, se a normativa ainda contribui para organizar seu orçamento e se promove boas práticas entre seus colaboradores.
Mas, como determinar os gastos que deve cobrir? Como refinar seu protocolo de reembolsos? Como saber se é melhor uma política simples ou mais detalhada? Continue lendo e encontre as respostas!
Revisando sua política de reembolso
Depois de muito cuidado e dedicação, sua empresa está crescendo. Os negócios estão se ampliando e, agora, seus colaboradores estão atuando de forma externa. No panorama aparecem as viagens para novos clientes, reuniões fora da empresa e treinamento em outras cidades. Nesta hora, é preciso pensar em como lidar com os gastos de seus funcionários e revisar sua política de reembolso.
Em outras palavras, a política de reembolso é um conjunto de normas e práticas que se estabelecem entre a empresa e seus colaboradores para determinar despesas que serão restituídas, o teto de gastos para cada uma e o tempo que vai demorar em se repor esses gastos. A ideia é organizar um protocolo com aspectos fundamentais para evitar confusões posteriores.
É por isso que uma política de reembolso não é somente uma boa ideia, mas uma ferramenta indispensável para sua empresa. Quando bem planejada, permite conter os gastos, projetar custos e otimizar as viagens dos funcionários. Além disso, contribui para criar uma relação transparente com os seus colaboradores e evita problemas legais para sua empresa.
Mas não é suficiente estabelecer uma política e deixar ela engessada no tempo. É preciso estar atento às mudanças do negócio para tirar o máximo proveito de todas as situações.
Ajuste a sua política de reembolsos: passo a passo
A sua empresa já conta com uma política de reembolso corporativo que lhe permite entender a forma como serão pagas as despesas de seus trabalhadores. Ainda assim, é bom revisar constantemente seus protocolos para que estejam sempre atualizados e que tragam benefícios para todos os envolvidos.
Um bom primeiro passo é conferir se sua política se ajusta à legislação. Nesse sentido, deve-se lembrar de que a lei considera reembolsáveis as despesas de alimentação, transporte, gasolina hospedagem e, no geral, qualquer gasto que esteja ligado ao trabalho.
Depois de revisar esse aspecto, é uma boa ideia ter reuniões com sua equipe para entender como é a dinâmica do trabalho fora da empresa. Esta estratégia vai permitir que você conheça quais são os maiores custos e planejar uma política adequada e ajustada com a realidade. Além disso, os seus colaboradores vão se sentir reconhecidos como parte importante da companhia e que contribuem nas decisões administrativas.
Por fim, é essencial compartilhar a nova política com todos os seus funcionários. Faça treinamentos e campanhas para que todos e todas conheçam os ajustes. Esteja aberto a sugestões e recomendações da sua equipe, ao final, o sucesso depende de um grupo engajado.
Afinal, qual é a melhor opção para sua empresa?
No processo de revisar e ajustar a sua política de reembolso corporativo é necessário pensar qual se ajusta mais a seu tipo de negócio e ao momento em que ele se encontra. A política busca prever as situações que possam se apresentar e detalhar o melhor possível as despensas e a forma de devolução dos gastos. Mas o sucesso não está só no controle das situações mas em saber quando e como ser flexível. Confira alguns exemplos e tome boas decisões a respeito:
Modelo simples
Como o próprio nome diz, é um modelo simplificado que busca estabelecer sob que parâmetros o colaborador pode pedir o reembolso de seus gastos. Neste tipo de política, se definem as despesas básicas que serão reembolsáveis e se especifica a maneira como deve se solicitar a devolução (por aplicativo ou planilha, por exemplo).
Simples, mas não por isso menos eficiente! Neste modelo a intenção é definir as boas práticas para os colaboradores durante sua viagem. Assim, tudo fica mais claro desde o começo e evitam-se confusões com gastos que não derivam do trabalho.
Com uma política simples busca-se estabelecer as contas que são responsabilidade da empresa e definir o que pode ser pago dentro de viagens, alimentação, deslocamento etc . Por isso, a política deve ser o mais clara possível, desde os critérios para a reserva de uma passagem aérea, até as situações em que é válido usar transportes como táxis ou serviços por aplicativos.
Por fim, não se esqueça de definir os meios de comprovação e a forma como seu colaborador deve pedir os reembolsos.
Modelo detalhado
Se você quer um modelo que lhe permita regularidade para tratar com os deslocamentos de seus colaboradores, opte por uma política de reembolso detalhada.
Sendo um modelo mais completo, a política detalhada procura deixar bem definidas as responsabilidades do funcionário, o que pode ou não pode fazer durante sua estadia fora da empresa. Da mesma maneira, estabelece o que cabe aos gestores e administradores, para que todos conheçam os procedimentos. O ponto chave aqui é ser minucioso.
Este tipo de protocolo precisa ter critérios definidos para serem aprovados e que tanto a empresa quanto os colaboradores estejam cientes do que corresponde a cada um. É comum que neste modelo se estabeleçam tetos para as despesas e que os reembolsos aconteçam uma vez preenchidos os formulários determinados e depois de comprovar que está tudo certo.
Tenha uma política flexível
Já falamos da importância de ter uma política de reembolso corporativo que permita projetar gastos e evitar mal-entendidos com os colaboradores. Mas estabelecer um protocolo com regras claras não significa que não possa ser flexível.
Lembre-se que a gestão das despesas depende do tipo de negócio e da situação que se esteja. Em alguns casos, pode ser melhor trabalhar com a política da empresa, mas em outros vale a pena negociar com seus colaboradores.
O fundamental é definir com antecedência a forma de trabalho, os métodos de comprovação e os prazos e procedimentos para os reembolsos para evitar futuros dores de cabeça.
Depois de ler estas dicas, ficou com vontade de aprender mais soluções para seu negócio? Confira nosso post “Home office: o que a sua empresa precisa saber”.