De acordo com a Agência Brasil, as micro e pequenas empresas foram responsáveis pela admissão de quase 200 mil pessoas no primeiro trimestre de 2018. Isso só confirma a impressão de que, no Brasil, existem vários donos e gestores de negócios.
E essa realidade se desdobra em diferentes assuntos, claro. Entre eles as dificuldades da rotina de um dono ou gestor de empresa. As responsabilidades, sem hesitar, são inúmeras. Por isso, a parte dos desafios não é diferente: eles também são vários e vão desde a desorganização de arquivos à gestão financeira – o que passa também pela dificuldade na gestão de despesas corporativas. E é sobre isso que vamos falar hoje.
Quais são os principais desafios das pequenas empresas para fazer uma boa gestão de despesas corporativas?
Falta de organização das contas
Muitas vezes, ter uma visão sistêmica de tudo o que acontece em uma pequena empresa não é tarefa simples, ainda que pareça. Isso porque avaliar os números pontualmente não é tão complexo, mas o problema acontece quando alguma tomada de decisão exige uma visão sistêmica de um longo período do negócio. Como, por exemplo, você poderá avaliar o seu gasto com despesas corporativas dos últimos seis meses se eles não estão concentrados em um só lugar e você já nem sabe onde salvou aquelas planilhas em que registrou os dados?
A não conferência de relatórios
Entre as várias tarefas do dia a dia, é comum que as empresas não confiram os relatórios. O que colabora para esse hábito é a desorganização das informações: e-mails e planilhas em diferentes lugares e com informações confusas que, naturalmente, tornam o processo muito mais lento, burocrático e moroso. Contudo, a não verificação dos relatórios com despesas pode gerar muitos problemas no longo prazo. É fácil entender que isso tudo prejudica substancialmente a gestão de despesas corporativas, certo?
Não ter processos bem definidos
Como dono ou gestor de um negócio, sem dúvidas você já ouviu falar sobre como o planejamento é peça chave para o sucesso da sua empresa (e, claro, da lucratividade), não é? Isso inclui também o planejamento dos processos de reembolso. Vamos a algumas perguntas: há um fluxo definido no seu negócio? Já foi estabelecido como os gastos serão comprovados? E os relatórios, como serão feitos? Há alguém responsável por aprovar os relatórios? Em quanto tempo o dinheiro é ressarcido depois do relatório aprovado? Ter cada uma dessas fases muito bem definidas e regradas é fundamental para uma boa gestão de despesas corporativas.
Fazer o pagamento dispensando comprovantes
Imagine que o seu funcionário perdeu a notinha das despesas (e essa situação deve estar prevista na sua política de reembolso, sobre a qual falaremos melhor abaixo) e você realiza o pagamento da mesma forma para não prejudicá-lo. Aí, na verdade, o prejudicado da história pode ser você: além de facilitar problemas futuros, essa situação abre espaço para que fraudes aconteçam. Facilmente o problema pode ser muito maior do que você imagina.
Não contar com uma política de reembolso
Contar com uma política de reembolso é fundamental para respaldar a sua empresa e também os seus funcionários. O documento reúne, basicamente, normas, diretrizes e procedimentos que o seu negócio desenvolve para definir e regulamentar os processos de reembolso de valores aos colaboradores por atividades corporativas. É imprescindível que, ao elaborar um documento como esse, você conte com o auxílio de um departamento jurídico ou profissionais especializados. A reforma trabalhista que entrou em vigor em 2017, por exemplo, abrange pontos que falam sobre custos obrigatoriamente reembolsáveis, detalhes sobre regras em caso de home office etc.
Negligenciar as oportunidades da inovação
A tecnologia está presente em praticamente tudo o que fazemos, desde o momento em que acordamos até a hora que vamos dormir. E isso pode ser utilizado de diversas formas a seu favor, especialmente na rotina do trabalho. Antes de continuarmos esse assunto, vamos relembrar dois pontos muito importantes:
a) os processos manuais acabam saindo mais caros, já que normalmente são mais burocráticos e consomem muito (muito mesmo!) tempo da sua rotina;
b) as soluções tecnológicas deixaram de ser “coisas do futuro” e, atualmente, estão muito mais acessíveis a qualquer pessoa.
Um exemplo prático disso é o Zag, um aplicativo de reembolsos de despesas corporativas que torna o processo muito mais ágil e prático. Por meio dele, os comprovantes podem ser salvos digitalmente, você tem acesso a informações compiladas (que permitem a visão sistêmica que citamos no primeiro tópico) e ainda pode manter seus colaboradores atualizados sobre o processo. Imagine, então, jogar fora todas aquelas planilhas confusas e não precisar mais procurar e-mails na hora de efetuar seus reembolsos? É por isso que ser relutante em relação às tecnologias pode ser, nos dias de hoje, um erro muito grave para o seu negócio. Já no caminho oposto, aproveitá-las pode ser a chave do sucesso para aprimorar a sua gestão de despesas corporativas.
Repetir tarefas operacionais e deixar o estratégico de lado
Se você chegou até aqui, já entendeu que processos manuais podem levar muito mais tempo do que o normal, certo? Isso quer dizer também que, enquanto o seu negócio gasta tempo com tarefas repetitivas e operacionais que poderiam ser otimizadas, deixa de investir em uma atuação estratégica – já que não há tempo ou energia suficiente para isso. Imagine substituir todo o tempo perdido pela prospecção de clientes ou pelo planejamento estratégico do negócio, por exemplo? Sem dúvidas, os resultados serão imediatamente notados.
Negligenciar a gestão de pessoas
Trabalhar com um time motivado influencia diretamente na lucratividade do seu negócio e, como não pode deixar de ser, também a gestão de despesas corporativas tem tudo a ver com isso. Isso significa que contar com recursos ou softwares que permitam que a equipe trabalhe com mais qualidade, produtividade e previsibilidade certamente é um fator que deve ser considerado. Os colaboradores trabalham muito mais engajados quando percebem que estão aplicando energia, esforço e conhecimento em um assunto que será realmente útil para a realidade do negócio do que quando apenas repetem tarefas inerentes ao dia a dia.
Você acha que as dicas foram úteis para organizar a gestão de despesas corporativas da sua empresa? Aproveite e saiba mais sobre as métricas financeiras (KPI).