O reembolso de despesas corporativas normalmente exige muitas análises e envolve situações distintas. Isso pode variar de empresa para empresa (e, por isso, reforçamos: é importante ter uma política de reembolso bem definida). Todas essas questões já são estabelecidas ou previstas claramente na sua empresa?
Como gestor de um negócio, você já sabe que o reembolso corporativo pode incluir alimentação, deslocamento, combustível por km rodado e viagens corporativas em geral. Hoje, vamos falar especificamente desse último tópico – viagens –, já que é um assunto que costuma gerar muitas dúvidas entre gestores e colaboradores.
Quais são todos os gastos, afinal, que uma viagem inclui? Quais exatamente os custos que devem ser levados em conta (passagem, custo de deslocamento/transporte, refeições etc.)?. A dúvida, muitas vezes, é uma só: qual é o valor justo para uma diária de viagem e como fazer esse cálculo? Antes de continuar a leitura, lembre-se que as determinações detalhadas abaixo podem variar de acordo com o que está previsto em contrato de trabalho, se for o caso da sua empresa.
O que é a diária de viagem corporativa
A diária de viagem corporativa é, basicamente, um valor pago ao colaborador que contempla tudo o que vai gastar em decorrência de uma viagem a trabalho. A quantia, é claro, é proporcional aos dias de viagem. Vamos ao passo a passo!
Passo 1 – Detalhe todas as despesas
Aqui, entram passagens aéreas, traslado no lugar (transporte público, táxi ou Uber, por exemplo), custos com alimentação, diária de hospedagem, seguro viagem, gastos com o veículo do empregado (quando for o caso) ou despesas do veículo da empresa. Registre tudo isso de forma organizada em uma planilha.
Passo 02 – Faça uma média dos gastos
Depois de ter concluído o primeiro passo, é a hora de criar uma média desses valores. É natural que esses eles variem de acordo com situações específicas, mas é necessário chegar a um ponto comum para determinar o valor da diária. Faça diferentes cotações de passagens, analise os custos de hospedagem em diferentes opções, calcule os gastos aproximados com alimentação, tarifas de transporte e por aí vai. Depois de todas essas contas feitas, registre a média para cada categoria.
Passo 03 – Faça os cálculos
Depois de ter colocado todos os valores no papel e chegado aos valores médios, é hora de um resultado parcial. Agrupe todos os valores médios que você consolidou depois de seguir os dois primeiros passos. Agora, é hora de simular uma viagem. Vamos pensar em um voo de Belo Horizonte (MG) para o Rio de Janeiro (RJ):
Valor da passagem: R$ 600 (ida e volta, incluindo as taxas)
Valor do hotel (diária): R$ 200
Alimentação (4 refeições): R$ 120
Deslocamento: R$ 100
Nesse caso, a diária da viagem seria R$ 1.020,00. No entanto, não é só isso que você deve levar em conta: considere também custos fixos, como os seguros, e valores reservas para emergências. A partir daí, é recomendável que seja estabelecido um teto para a diária de viagem. Não se esqueça: esse valor deve estar descrito e detalhado na política de reembolso.
Qual a diferença de ajuda de custo para diária de viagem?
A diária de viagem engloba todo o cálculo que explicamos nos últimos tópicos. A ajuda de custo, por sua vez, é o valor pago ao colaborador quando ele é transferido de local. O empregado que hoje trabalha em uma filial de uma empresa em São Paulo, por exemplo, e vai ser transferido para a filial do Rio de Janeiro, recebe uma ajuda de custo referente aos valores médios (consumo, moradia, alimentação etc.) daquele novo lugar.
Em alguns casos, o termo ajuda de custo também pode se referir ao adiantamento de valores que a empresa oferece ao colaborador antes da viagem. Esse significado pode variar de acordo com o contexto. De toda forma, sempre tenha cuidado para não confundir com a diária de viagem, combinado?
O que a legislação diz?
De acordo com a Justiça do Trabalho, em qualquer viagem que o colaborador faça para resolver assuntos profissionais, é obrigação da empresa arcar com todas as despesas dele. Como isso será feito pode ser determinado de acordo com o modelo de trabalho do seu negócio – é preferível, por exemplo, estabelecer um teto em uma política de reembolso ou fazer adiantamentos pontuais? Leve em conta a sua realidade e o impacto das viagens corporativas no dia a dia.
Não se esqueça: todo o processo de reembolso de despesas corporativas pode ser simplificado. Considere, por exemplo, contar com aplicativos que dispensem o uso de planilhas e otimizem o tempo da sua equipe.As dicas foram úteis para você estabelecer de forma efetiva a diária de uma viagem corporativa da sua empresa? Aproveite para saber também quais são as oportunidades de economizar nessas situações.