Como economizar de forma inteligente com viagens corporativas?

As viagens corporativas podem ser um grande dilema para as empresas. Por um lado, são grandes oportunidades de prospecção e de geração de resultados. Por outro, uma arriscada fonte potencial de dores de cabeça, gastos e burocracia. Então, que tal receber algumas dicas para economizar de forma inteligente com viagens corporativas?

Para potencializar o lado positivo desse tipo de oportunidade e minimizar os riscos de imprevistos duas palavras devem guiar a prática das viagens dentro do negócio: planejamento e simplicidade. Observe os processos buscando alternativas para sistematizar e otimizar os processos, gastando o mínimo de tempo com burocracia e o máximo com bons resultados.

Política de reembolso

Viagem corporativa é assunto profissional. Por isso, de acordo com a legislação brasileira, os gastos essenciais devem ser custeados pela empresa. Geralmente, esses são os custos com transporte, hospedagem, alimentação e deslocamento no local. Para deixar tudo isso claro, é importante ter uma Política de Reembolso.

Esse documento deve guiar todos os envolvidos no processo de reembolso e/ou adiamentos envolvendo os deslocamentos a trabalho. Aqui no blog já fizemos um artigo sobre o assunto. Para entender melhor, leia “Política de reembolso: o que é, como fazer e porque a sua empresa deve ter uma”. Com certeza é a principal ferramenta para sistematizar as melhores práticas e evitar mal-entendidos entre os envolvidos.

Hora de economizar: antecedência!

Esse princípio vale para nossas viagens particulares, mas também devem estar presentes nas propostas corporativas. Em outras palavras, o deslocamento precisa ser desejado, amadurecido, ponderado e avaliado com muita cautela e tempo.

Em primeiro lugar porque nem sempre a viagem é necessária. É preciso pensar se os benefícios alcançados, em relação aos objetivos da empresa, são maiores do que os custos que serão arcados. Além disso, é com antecedência que se consegue organizar melhor o calendário, buscar passagens aéreas ou terrestres, hospedagem e sondar restaurantes com preços mais atrativos. Enfim, se preparar para que cada segundo seja aproveitado da melhor forma possível. Corra o quanto puder dos improvisos e das soluções de última hora.

Lembre-se! O planejamento, inclusive, é o que permite ao funcionário se preparar melhor e fazer uma pesquisa pessoal sobre o lugar para onde irá, evitando gastos desnecessários por puro despreparo.

Viagens corporativas: o que pode e o que não pode?

Essa é uma questão delicada, já que existe uma legislação trabalhista vigente que estabelece as obrigações do empregador nesse cenário. Basicamente, garante que o funcionário tenha ressarcidos os gastos básicos ou relacionados à atividade laboral – clique aqui para ler mais sobre. Mas, o assunto vai para além disso.

O melhor parceiro nessa hora é o bom senso. Ou seja, é importante levar em consideração que o funcionário é o representante do seu negócio na viagem. O conforto e as boas condições de trabalho para ele impactam diretamente nos resultados da viagem. Não é o caso de luxos desnecessários, mas um acordo em conjunto que dê tranquilidade para que o colaborador possa exercer bem sua função.

Sempre com o olhar focado no gasto eficiente, é preciso estar claro como agir em situações adversas. Por exemplo, perda de passagem, emissão de passaporte em caso de viagens internacionais, o que será reembolsado e o que será adiantado, quais restaurantes podem ser frequentados, os gastos extra no hotel, a escolha da melhor hospedagem etc. Todas essas questões variam de negócio para negócio e podem ser tratadas em uma reunião de briefing com quem fará a viagem e, sempre que possível, devem ser incorporadas à Política de Reembolso da empresa.

Rastreie fornecedores campeões

Outra fonte de economia para viagens são as parcerias com fornecedores. Seja por um rastreamento de quem oferece os melhores preços ou pela busca ativa de parcerias por volume ou periodicidade de compras. Nesse caso entram todos os fornecedores envolvidos: companhias aéreas, empresas de transporte rodoviário, cooperativas de traslado executivo, redes de hotel, restaurantes, ambientes de coworking para reuniões etc.

Vale muito a pena acompanhar esses setores e mapear os melhores preços, condições de pagamento e ponderar em relação à qualidade do serviço prestado. Em paralelo, sempre ter uma relação dos fornecedores mais acionados pelo seu negócio. E aí, com o máximo de informação nas mãos, é hora de pechinchar. Entre em contato direto e faça uma proposta de parceria em busca da redução de custos.

Dica extra: engaje o funcionário na economia

O maior aliado para a redução de custos inteligente de uma viagem corporativa é o seu funcionário. Isso porque é ele quem pode ajudar a encontrar o meio termo entre não esbanjar além da conta nos gastos possíveis e, por outro lado, não prejudicar a qualidade do desempenho, como ocorre quando possui condições de trabalho ruins.

Então, por que não engajar essa peça chave na economia? Há várias alternativas como voucher de compras, aluguel de carros, vale-presentes ou outras possibilidades internas que podem ser oferecidas como gratificações para quem economizar na viagem. Ou seja, uma previsão de gastos detalhada é oferecida e um certo montante economizado pode ser premiado no retorno.

Visão global e atualizada

Como você pode observar, a questão do planejamento é essencial para conseguir economizar. Saber se organizar, antes, durante e depois da viagem é imprescindível – se quiser, veja nosso artigo “5 dicas sobre gestão de tempo que você precisa saber”.  E, por outro lado, atualizar a Política de Reembolso, incluindo as experiências dos funcionários, é essencial. A busca por como economizar de forma inteligente com viagens corporativas deve ser contínua!

Essa melhoria constante deve ser baseada em um olhar atento sobre as experiências, avaliando o que deu certo e o que não funcionou. Nesse sentido, o app Zag pode ser uma ótima solução para digitalizar, simplificar e tornar todo o processo mais claro. Conheça melhor uma forma simples de fazer reembolso corporativo e, se quiser, experimente grátis por 14 dias.