Quem trabalha em empresas que tem sedes em várias cidades, atuam em vários locais ou prospectam além do município onde se localizam sabe da importância de fazer um bom relatório de despesas de viagem corporativa. É uma ferramenta essencial para a saúde financeira do negócio e para a segurança dos funcionários, que terão mais conforto e tranquilidade em reuniões e eventos externos. Continue lendo para saber como melhorar esse processo!
Política de Viagens Corporativas
O ponto central para a realização desse tipo de viagem é estabelecer uma Política de Viagens Corporativas. É um compilado de orientações e alertas, direcionado aos funcionários, relacionadas aos deslocamentos externos. Nela é essencial conter as diretrizes, os objetivos, as previsões de gastos, os itens que podem ser reembolsados, os processos necessários para a comprovação de despesas, os casos em que cabe adiantamento, as responsabilidades de cada funcionário envolvido, entre outras coisas.
Para estabelecer uma Política de Viagens consistente, é necessário engajar toda a empresa no projeto. Afinal de contas, cada tipo de viagem e profissional demanda uma série de cuidados e demandas. O propósito da Política de Viagens é reunir e sistematizar o processo, facilitando tanto para quem vai se deslocar, quanto para quem ficará na empresa e terá que fazer a prestação de contas. Fizemos aqui no blog um texto sobre a Política de Reembolso, vale a pena ler, caso queira mais dicas sobre isso.
Antecedência e planejamento
Com a política definida, o próximo passo é o planejamento de cada uma das etapas das viagens corporativas. Esse planejamento detalhado dá fluidez ao processo e ajuda a prevenir imprevistos. Quando será a data da viagem? Quantos dias fora da empresa serão necessários? Quais as melhores formas de se deslocar? Qual é a variação dos preços de alimentação e hospedagem no destino?
Todas essas questões ajudam a definir o planejamento e facilitam o reembolso de despesas de viagem. Mas, também é aconselhável abrir um espaço de diálogo com o funcionário que irá se deslocar. Não vale a pena desconsiderar o conforto e as necessidades particulares desse representante externo da empresa. A insatisfação pode resultar em baixo rendimento nas reuniões ou mesmo na desmotivação para explorar ao máximo a oportunidade (o que pode gerar problemas sérios de gestão de pessoas).
Realmente é necessário viajar?
Esse também é o momento de pensar criticamente sobre o deslocamento. Com o plano nas mãos e as previsões de investimento, é o momento de comparar com os benefícios potenciais da viagem. Além disso, o que pode ser resolvido diretamente da sede?
As soluções tecnológicas que temos disponíveis podem ser acionadas nesse contexto. Ou seja, quem sabe uma teleconferência não possa resolver aquela reunião importante? Ou talvez uma ligação, uma troca de e-mails ou uma conversa digital como padrão para a primeira aproximação com um novo parceiro. A presença de um representante da empresa tem muito mais peso do que uma interação remota, por isso é preciso ponderar com atenção caso a caso essas alternativas.
Mãos à obra
O relatório de despesas de viagem começa antes mesmo da viagem em si. É fundamental que o funcionário acompanhe o planejamento não só para expressar opiniões, mas também para tomar consciência do que precisará ser incluído ou não no relatório posterior. Que tipo de gastos estão sendo incorporados pela empresa e quais deverão ser responsabilidade do enviado?
Essa questão das atribuições também pode se tornar fonte de dores de cabeça nas viagens corporativas. Todos os empregados envolvidos precisam estar totalmente a par do papel que terão que desempenhar para que o resultado seja satisfatório.
Quem é responsável pelo financeiro deve saber que documentos comprobatórios são necessários, quem viajará precisa ter conhecimento de como deve coletar essas informações e os gestores precisam estar cientes dos dias que o funcionário não estará disponível na empresa, bem como ser explícitos quanto às expectativas em relação à viagem.
O que é reembolsável e quando cabe adiantamento?
Essa é uma das dúvidas mais recorrentes dos funcionários que fazem viagens corporativas. E isso demonstra a falta de familiaridade das empresas com a Política de Viagens Corporativas, uma vez que esse documento é o guia onde tudo deve estar bem explícito e acessível aos colaboradores da empresa.
As despesas de viagens reembolsáveis podem variar de acordo com a companhia. Mas, no geral, todos os gastos ligados à execução das atividades laborais devem ser responsabilidade do empregador. Então, questões como hospedagem, alimentação, táxi, traslado, passagens aéreas e terrestres estão incluídas. Evidentemente, outras despesas podem ser reembolsadas, de acordo com a política da empresa, como vestimenta, taxas de inscrição em eventos, ingressos adicionais etc.
Para os adiantamentos, a orientação é semelhante. Tudo vai depender do acordo entre empregado e empregador, além da cultura organizacional. Alguns gastos já são possíveis de prever antes da viagem e outros são impossíveis de se imaginar antes do deslocamento. Nesses casos, vale a pena fazer uma pesquisa de comparação de fornecedores detalhada e deixar bem claro as comprovações necessárias no retorno.
Dicas para reduzir despesas
Tanto a empresa quanto o funcionário precisam estar comprometidos com o investimento eficiente de verbas em despesas de viagens corporativas. Isso significa a manutenção dessa prática que pode ser muito benéfica ou, em alguns setores, imprescindíveis para o sucesso do negócio.
Na prática, essas economias podem vir da flexibilidade das datas para comprar passagens mais baratas, da busca de fornecedores com melhores preços e do monitoramento de promoções relacionadas. Esses processos devem ter um responsável designado, mas podem ser executados por todos os interessados na viagem.
Prestação de contas
Esse é o momento crucial do relatório de viagens corporativas. Se, ao longo do planejamento e da leitura da Política de Viagens foi possível conhecer as comprovações necessárias, e durante a viagem a coleta foi feita permanentemente, o relatório final será a parte mais fácil. Basta fazer uma revisão de tudo que foi passado, organizar as notas e conferir na Política se está tudo adequado.
Esse processo não precisa ser feito manualmente. Há alternativas digitais que possibilitam a coleta digitalizada e diluída ao longo dos dias em trabalho externo. Isso agiliza a prestação de contas, minimiza os desencontros e otimiza o controle da empresa. Faz muito bem evoluir junto com a tecnologia, por isso, conheça os benefícios do Zag para sua organização.
Dica extra: situações emergenciais
Reuniões podem mudar de local, acidentes podem acontecer, eventos podem ser estendidos ou novas prospecções podem surgir sem previsão. Por isso, é importante que o planejamento dessas viagem contemple sempre uma reserva para emergências. Nesses casos, é importante que as requisições para novos aportes financeiros sejam tratados individualmente e de forma clara, sempre guiados pela proteção da integridade dos colaboradores e também pelos objetivos gerais da empresa.
Como você pode perceber, há muitos desafios e oportunidades quando o assunto são as despesas de viagem corporativa, tanto para os empregados quanto para as companhias. E o planejamento é determinante para o sucesso. Além disso, contar com soluções tecnológicas pode melhorar – e muito – o desempenho nessas e outras situações. Que tal começar conhecendo as ferramentas essenciais para uma boa gestão financeira?