O que um bom sistema de reembolso deve ter? - Zag Blog

Manter processos bem definidos é uma das premissas básicas para o bom funcionamento de qualquer empresa. Isso vale para toda área de atuação ou ramo de serviço – e também para qualquer processo interno.

Se tratando do reembolso de despesas corporativas, não é diferente. Uma política consistente, justa e bem elaborada é imprescindível para que os trâmites corporativos corram com sucesso e a produtividade aumente. Mais do que isso, entender detalhadamente os gastos corporativos e poder otimizá-los e organizá-los é também um ponto importantíssimo para manter em dia a saúde financeira e a organização de um negócio.

Há muitas empresas que lançam mão de ferramentas e sistemas que podem facilitar o dia a dia nesse sentido, como é o caso dos aplicativos de gestão de reembolso de despesas corporativas.

Mas o que, afinal, deve ter um bom sistema de reembolso?

Não adianta contratar um serviço que pretende facilitar a rotina quando, na verdade, ele pode acabar complicando ainda mais os processos, não é? Por isso, listamos abaixo pontos cruciais que um sistema de reembolso deve ter para que seja realmente eficiente para a sua empresa.

7 coisas que um bom sistema de reembolso deve ter

• Ele deve ser simples e prático

Se os lançamentos manuais e as planilhas ocupavam muito tempo do seu dia a dia (aliás, a gestão de tempo deve ser uma das suas melhores amigas), nada mais justo que um sistema de reembolso que funcione com simplicidade e praticidade. Portanto, preze pela usabilidade do aplicativo – nada de adotar uma ferramenta que seja difícil, muito complexa ou apresente as informações com pouca praticidade.

• Ele deve ser seguro

Em qualquer negócio, a informação é um pilar que merece atenção o tempo todo. Além de alguns dados serem confidenciais, eles também devem ser armazenados com segurança para não correr o risco de haver falha no processo. Portanto, segurança é mais um fator que deve ser levado em conta ao escolher um sistema de reembolso. Questionar como as informações são armazenadas e como e por quanto tempo elas ficam disponíveis são perguntas importantes a serem feitas. (Inclusive, no Zag, a segurança é primordial!)

• Ele deve passar por atualizações constantes

Tudo está em eterna transformação e, portanto, um bom sistema de reembolso também deve estar. Para acompanhar as tendências e comportar de forma efetiva eventuais mudanças digitais, um aplicativo precisa ser atualizado periodicamente para ser compatível com diferentes sistemas e plataformas e também com as exigências do mercado.

• Ele deve ser tecnológico

Substituir pilhas de papel por informações armazenadas digitalmente é uma tendência que cresce diariamente – e além de ser útil para a empresa, também é bom para o meio ambiente. Então trocar aquele envelope cheio de notas fiscais e comprovantes por documentos digitalizados parece uma ótima ideia, certo? Um bom sistema de reembolso certamente considera isso e disponibiliza essa funcionalidade – e, mais uma vez, de forma prática – para os usuários.

• Ele deve ser útil para a estratégia do negócio

Um bom sistema de reembolso não só organiza a rotina, mas colabora também com insights para otimizar a estratégia da empresa. Um gestor pode, por exemplo, perceber pela plataforma que gastos desnecessários estão sendo recorrentes em determinadas atividades. Portanto, relatórios que indicam valores de forma visualmente simples e permitem um acompanhamento rigoroso das despesas são mais uma funcionalidade que deve fazer parte do sistema de reembolso. Se você é dono de uma empresa, sabe que ter uma visão ampla para fazer uma análise assertiva e implementar ações bem direcionadas é fundamental.

• Ele deve oferecer uma boa assistência

Se houver algum problema ou dúvida, você consegue solucioná-la rapidamente por meio dos canais de atendimento que o sistema de reembolso oferece ou o processo para contatá-lo é muito burocrático? Leve isso em conta antes de fazer a contratação – uma boa assistência, afinal, pode fazer a diferença em algum momento de urgência.  

• Ele deve ser transparente (para a equipe e para o gestor)

Para o gestor, é muito importante conseguir prever valores e consultar o histórico com facilidade. Para o colaborador também: com um bom sistema de reembolso, ele tem acesso às informações que já inseriu em outros eventos e também consegue prever quando será reembolsado (sem dúvidas, um motivo de tranquilidade para ele).

Agora que você já sabe o que um bom aplicativo de sistema de reembolso deve ter, vamos relembrar as vantagens de adotar um para a rotina da sua empresa?

Seu tempo pode render mais

Ao automatizar tarefas que, antes, ocupavam grande parte da sua rotina, você ganha espaço – e energia – para focar em assuntos estratégicos e que exigem maior concentração e análise crítica.

Há benefícios para o gestor e para os colaboradores

A sua equipe certamente fica mais motivada quando percebe que há um maior controle e organização de despesas, certo? Um colaborador pode, por exemplo, ficar apreensivo ao viajar a trabalho para uma reunião e não ter ideia de quando será ressarcido pelos seus gastos. Além disso, é menos provável que ele passe muito tempo preocupado em organizar ou guardar as suas notas fiscais, pois poderá registrá-las digitalmente de forma imediata.

Você pode investir em melhorias e redução de custos

Ao acompanhar com mais clareza e organização os gastos com reembolsos corporativos, você otimiza o seu controle de despesas e tem mais facilidade para saber onde (e como) atuar com o objetivo de reduzir gastos. Se você identificou por meio do aplicativo, por exemplo, que os gastos de hospedagem em determinado hotel aumentaram muito de alguns meses para cá, pode ser uma boa ideia começar a procurar por outras opções. Ou, quem sabe, os gastos com viagens aumentaram de forma significativa e você percebeu que aquele assunto pode ser resolvido por uma call? Em qualquer circunstância, ter acesso prático a essas despesas certamente facilitará o seu dia a dia.

Acha que o conteúdo foi útil para você entender como avaliar um sistema de reembolso? Aproveite para ficar por dentro sobre cada detalhe de uma boa política de reembolso para a sua empresa.