Muitas dúvidas surgem quando o assunto é reembolso de despesas corporativas. Se você acompanha o blog do Zag, já sabe que o termo significa nada mais nada menos do que ressarcir ao seu colaborador o que ele gastou em decorrência de atividades profissionais.
Isso é feito, claro, sempre de acordo com o que está previsto na Política de Reembolso da sua empresa (e, inclusive, se você não tem uma, é hora de fazer!).
Entre as atividades comumente reembolsadas pela empresa estão hospedagem, alimentação, passagens de avião, transporte e por aí vai. Contudo, há uma em especial que gera dúvidas recorrentes: o reembolso por km rodado (no carro do próprio colaborador).
Como esse pagamento deve acontecer, afinal? Há regras para isso? O que deve ser considerado para fazer o cálculo? O seguro, o IPVA e a limpeza do veículo entram na conta?
Fizemos esse post especialmente para explicar cada detalhe. Assim, você entenderá como o reembolso deve ser feito, de forma técnica e justa. Continue a leitura e entenda como acontece!
Antes, vamos ao conceito básico:
O que é o reembolso de quilometragem rodada?
Ressarcir o gasto que o colaborador tem com o deslocamento de ida e volta para o trabalho (e outras atividades inerentes, se for o caso) com o seu próprio veículo. Essa é a definição de reembolso por km rodado. Entre os custos considerados normalmente estão, entre outros, combustível, estacionamento, seguro, IPVA, licenciamento e pedágio.
O passo a passo para fazer a conta do km rodado
1. Defina um veículo (padrão)
Antes de tudo, é preciso que a sua empresa tenha um parâmetro para considerar o pagamento. Nesse caso, é importante definir um veículo padrão. Para esse cálculo hipotético, vamos supor que estamos falando de um Chevrolet Onix 1.0.
2. Estabeleça a média de quilômetros rodados por ano
Depois do veículo padrão determinado, deve-se calcular a estimativa de km rodado por ano de trabalho, baseando-se nas estatísticas de rodagem dentro ou fora da cidade. Lembre-se que, nesse caso, são calculadas apenas as horas trabalhadas (normalmente, dias úteis). Fins de semana não devem ser levados em conta, a não ser que aconteçam atividades profissionais.
3. Determine os indicadores para reembolso
É necessário definir o que você vai levar em conta para calcular o reembolso por km rodado. É obrigatório que seja calculado, no mínimo, o combustível. Vamos às contas!
4. Faça as contas!
PASSO 01
Calcule a média do combustível
Primeiro, lembre-se do carro que estabeleceu como padrão. Sugerindo que o consumo médio de combustível do Onix 1.0 é 12 km/l, use a seguinte fórmula:
PREÇO POR LITRO DO COMBUSTÍVEL (R$ POR LITRO) ÷ CONSUMO MÉDIO (KM POR LITRO)
R$ 5,85 (PREÇO POR LITRO DO COMBUSTÍVEL) ÷ 12,0 (MÉDIA KM POR LITRO) = R$ 0,375
Atenção: R$ 0,375 é o valor mínimo que deve ser considerado para um reembolso justo.
PASSO 02
Considerando manutenção
Para esse cálculo, deve-se conhecer o preço aproximado das revisões do modelo Onix 1.0. Na sequência, a conta a ser feita é:
VALORES DA REVISÃO DO ANO (DUAS, AO MENOS, PREFERENCIALMENTE CONSIDERANDO A 5ª E A 6ª) ÷ QUILOMETRAGEM RODADA POR ANO
R$ 1.000 (VALORES 5ª E 6ª REVISÃO DO ANO) ÷ 30.000 (KM POR ANO) = R$ 0,0333 POR KM RODADO.
PASSO 03
Considerando seguro, depreciação e limpeza do veículo
SEGURO + DEPRECIAÇÃO + LIMPEZA ÷ KM RODADO POR ANO
R$ 2.500 (SEGURO) + R$ 6.000 (DEPRECIAÇÃO) + R$ 700 (LIMPEZA) ÷ 30.000 (KM RODADO POR ANO) = R$ 0,306 POR KM RODADO.
PASSO 04
Considerando IPVA, DPVAT e licenciamento
Caso você opte por considerar IPVA, seguro obrigatório (DPVAT) e licenciamento, a fórmula deve incluir a soma de cada um desses fatores, dividida pela pela quilometragem rodada por ano. Veja:
IPVA + DPVAT + LICENCIAMENTO ÷ KM RODADO POR ANO
R$ 1.500 (IPVA) + R$ 12 (DPVAT) + R$ 90,20 (LICENCIAMENTO) ÷ 30.000 (KM RODADO POR ANO)= R$ 0,0534 POR KM RODADO.
Caso esse valor seja considerado, o resultado deve ser somado ao primeiro (que seria R$ 0,4284).
A soma de todos esses valores, resulta, então, no valor por km rodado:
Custo do combustível: R$ 0,375
Manutenção: R$ 0,0333
Seguro, depreciação e limpeza: R$ 0,306
IPVA, DPVAT e licenciamento: R$ 0,0534
TOTAL = R$ 0,766 por quilômetro rodado
Cogitando que você irá considerar todos esses fatores (e, cá entre nós, é válido e justo), o cálculo por km rodado do seu colaborador deve ser feito com base nesse resultado. Ou seja, se o funcionário roda 100 km por semana (e, então, 400 km por mês), o valor mensal de reembolso por quilômetro rodado seria R$ 306,40.
E agora, acha que a conta ficou mais simples? O Zag, um aplicativo que facilita todo o processo de reembolso de despesas corporativas, pode ser um ótimo amigo para descomplicar as burocracias da sua empresa!
Se você acha que o conteúdo foi útil para calcular o reembolso por quilômetro rodado do seu time, aproveite para ficar por dentro dos custos que você pode cortar na sua empresa. Dessa forma você aproveita mais estrategicamente os recursos corporativos e pode contribuir para o crescimento do seu negócio!