Entre as várias atividades de um gestor, existe uma que é um desafio constante: otimizar custos sem perder qualidade ou capacidade produtiva. Isso acontece porque reduzir gastos, embora seja quase sempre necessário, é uma tarefa que exige análise minuciosa e um bom planejamento. A gestão de custos corporativos é, sem dúvidas, um assunto que demanda atenção de qualquer dono de um negócio. E não é à toa. No post de hoje, vamos dar algumas dicas para que você identifique as oportunidades de melhoria.
Antes, vamos aos conceitos básicos:
O que é a gestão de custos corporativos?
A gestão de custos corporativos significa nada mais nada menos do que gerir (de forma sustentável) todos os valores que são gastos pela empresa para se manter e oferecer os seus produtos e serviços. Ou seja: no momento de pensar sobre isso, considere todas as despesas que fazem parte das atividades diárias – isso inclui insumos, matérias-primas, gastos com energia e água, transporte, equipamentos, materiais gerais, folha de pagamento, mão de obra e por aí vai.
Para que esses gastos aconteçam de forma ordenada e assertiva, é importante ter uma visão sistêmica de tudo que entra e tudo que sai – é o que vai permitir um controle adequado e inteligente. É preciso encarar a gestão como parte da estratégia do planejamento da empresa. Afinal, aumentar as vendas e reduzir custos é sempre um objetivo, mas isso precisa acontecer de forma que os benefícios sejam duradouros – não adianta atingir resultados imediatos que podem trazer prejuízos lá na frente, não é?
Quais despesas podem ser revistas para gerar economia e melhorar a gestão de custos corporativos?
Papéis e impressão em geral
Um grande vilão da gestão de custos empresariais é o papel. É que esses gastos podem, a princípio, parecer irrisórios. Mas você já colocou na ponta do lápis quanto a sua empresa gasta com impressões e papéis em geral? Se ainda não, faça um teste para entender esse volume (que pode ser assustador). É por isso que fomentar a consciência sustentável na sua empresa favorece a conta no fim do mês (e também ajuda o meio ambiente). Além disso, arquivos digitais podem ser mais seguros – e devem ser utilizados sempre que possível. Ainda assim, caso a impressão seja imprescindível, a recomendação é aproveitar folhas de rascunhos e sempre utilizar a frente e o verso do papel.
Use a tecnologia a seu favor
Já pensou em substituir aquelas planilhas confusas por softwares? O reembolso de despesas corporativas é um assunto que sempre demanda muitos dados. Essas informações, geralmente, são registradas em planilhas ou resgatada em e-mails. Isso faz com que o tempo de trabalho para analisar um pedido simples seja muito maior, até porque essas informações podem ter sido registradas de maneira confusa. Que tal pensar em aderir a um software, como o Zag, para automatizar o reembolso de despesas e reduzir seus custos, além de tornar o dia a dia muito mais prático e produtivo? Sem dúvidas, a sua gestão de custos corporativos será facilitada.
Economia de energia
Como é o uso de energia no seu negócio? O valor gasto com o consumo entra na sua gestão de custos empresariais? As luzes são acesas apenas quando necessário ou não há essa preocupação? E o ar condicionado? Lembre-se de sempre incentivar a sua equipe a aproveitar a luz solar, manter luzes que não são necessárias apagadas (dos corredores ou salas que não estão ocupadas, por exemplo) e sempre manter os aparelhos que não estão em uso desligado, como computadores e impressoras. O modo stand by também consome energia, então o ideal é tirar os aparelhos das tomadas.
Home office
Você já parou pra pensar nas vantagens de oferecer a modalidade de trabalho home office aos seus colaboradores? É uma ótima oportunidade para otimizar custos, pois há oportunidade de redução de gastos com energia elétrica, equipamentos, impressão e por aí vai. Pense nisso para tornar a sua gestão de custos empresariais mais assertiva.
Reveja os planos de internet e telefone
Fato é que internet e telefone provavelmente são indispensáveis para manter o funcionamento da sua empresa. Contudo, você já parou para analisar se utiliza realmente o que contrata? É possível reduzir a internet ou os minutos utilizados mensalmente, por exemplo? Coloque no papel quais são os tipos de ligações mais feitas (locais, interurbanos, telefones fixos ou móveis) e a velocidade da internet que realmente precisa. Veja quais são os planos corporativos oferecidos pelo mercado, pois normalmente oferecem vantagens em relação aos convencionais.
Utensílios de cozinha
Os copos usados pelos colaboradores para tomarem água ou café são os descartáveis ou há utensílios próprios? Ainda que pareça irrisório, o uso de materiais descartáveis pode trazer um gasto significativo para a empresa no fim do mês. Avalie a possibilidade de pedir aos colaboradores para que tragam o próprio copo ou xícara ou forneça esses materiais – ainda que pareça um custo alto a princípio, a longo prazo o benefício será perceptível.
Tenha parâmetros para a sua organização financeira
Todas as despesas do seu negócio são registradas mensalmente nos mínimos detalhes? Se ainda não, é a hora de começar. Ainda que você ache que tem esses gastos em mente, com o tempo eles podem ficar confusos e as contas vão se perder. Portanto, lembre-se de registrar esses números mensalmente e avaliá-los com certa periodicidade. Assim, você consegue entender onde estão acontecendo os maiores gastos e qual o melhor jeito para começar a reduzi-los.Agora que você já está por dentro de como otimizar a sua gestão de custos corporativos, entenda melhor sobre a sustentabilidade do seu negócio a partir das métricas financeiras (KPIs).