Quando o assunto é reembolso de despesas corporativas, a primeira coisa que um gestor deve ter em mente é a política de reembolso. Esse é o documento que reúne todas as orientações, regras e diretrizes que determinam como eles serão feitos, esclarecendo os trâmites de responsabilidade da empresa e do colaborador. Sabemos que, para não haver falhas ou ruídos, esse material deve estar completo, cobrindo todos os assuntos relacionados ao processo. Por isso, hoje vamos falar especificamente de um dos tópicos que deve ser abordado: o reembolso de quilometragem.
Já está previsto na política de reembolso da sua empresa todas as diretrizes para um reembolso de quilometragem? E os detalhes de como o cálculo é feito? Além de ser importante para toda a sua equipe, também é fundamental para que você não pague valores indevidos – para mais ou para menos -, garantindo a saúde financeira da empresa.
Dicas para ter uma política de reembolso de quilometragem completa
Coloque a descrição de como o cálculo é feito
É preciso estar muito claro para a sua equipe como o cálculo do reembolso por quilometragem rodada é feito – o processo deve estar descrito em detalhes. Em linhas gerais, são quatro passos: 1. A definição de um veículo padrão para o cálculo; 2. A média de quilômetros rodados por ano; 3. Os indicadores que serão considerados para o reembolso (é obrigatório que seja calculado, no mínimo, o combustível, mas normalmente entram valores de manutenção, seguro, limpeza, impostos etc.) e, por fim, 4. Execução das contas.
Especifique o prazo de pagamento
Como a política deve garantir um acordo entre a empresa e o colaborador, indicar o prazo para ressarcimento do valor é um item imprescindível. Descreva em quantos dias (úteis ou corridos) o empregado será ressarcido a partir da entrega das notas fiscais.
Defina o teto de gastos
É comum que as políticas de reembolso considerem um valor máximo a ser reembolsado pela empresa. Essa quantia, claro, precisa ser estabelecida de acordo com a realidade do mercado e também das atividades do colaborador. Lembre-se de prever esse teto quando estiver fazendo as contas indicadas no primeiro tópico.
Tenha um fluxo bem definido
Ainda que o seu time já saiba como acontece o reembolso por quilometragem, esse trâmite precisa estar exemplificado na planilha. Quais os prazos para enviar a nota fiscal? Como ela deve ser entregue? Para quem e como? Quem são os responsáveis por tirar dúvidas ou fornecer outras informações? Todas essas respostas devem estar sinalizadas na sua política. Lembre-se de considerar a possibilidade de automatizar o seu processo com a tecnologia – falaremos melhor sobre isso no último tópico, acompanhe!
Divulgue para os seus funcionários
De nada adianta ter uma política bem definida se os seus funcionários não têm conhecimento do documento, certo? Por isso, lembre-se de comunicá-los que o material existe e indique onde ele está disponível. Sempre que eventuais dúvidas surgirem, cheque se a informação está bem distribuída na política. Se sim, aconselhe ao time a consulta do documento. Caso contrário, aproveite as dúvidas para avaliar se há alguma falha na sua política que deve ser ajustada.
Visite a política periodicamente
Nada de criar o documento e achar que ele ficará daquele jeito pra sempre, combinado? É importante que você estabeleça uma periodicidade para revisitar o material e verificar se algum ponto deve ser ajustado – os preços do combustível, por exemplo, podem variar e influenciar no cálculo do reembolso da quilometragem rodada.
Esteja alinhado ao que diz a legislação
Mesmo que essa orientação pareça óbvia, vale reforçar que a forma como você faz o reembolso de quilometragem da sua equipe deve estar de acordo com o que diz a lei. Estude por conta própria ou contrate uma consultoria jurídica para entender quais são as suas obrigações como empresa. Lembre-se que, além de tudo, a política de reembolso de quilometragem funciona para resguardar a empresa e também os funcionários.
Faça o possível para simplificar os processos
Já falamos em outros posts como a praticidade pode refletir positivamente em todo o seu negócio. Ao ter certeza de prazos e saber que os processos são simples e otimizados, certamente a equipe trabalha mais motivada. Como citamos no tópico que discorre sobre o fluxo de processo, contar com recursos que facilitem todo o processo pode ser um diferencial para a sua empresa. O app Zag, por exemplo, permite que os comprovantes sejam compartilhados digitalmente, possibilita consulta ao histórico de reembolsos, visualização de status sobre pagamento e mais uma série de facilidades.
Levar em conta todas essas orientações é muito importante para a sustentabilidade do negócio. Contudo, apenas ter a política não é o suficiente: lembre-se de certificar que ela está sendo colocada em prática. Para isso, realize auditorias trimestrais e acompanhe os seus gastos corporativos, tendo a certeza que todos os processos desenhados estão sendo cumpridos rigorosamente. Isso vai facilitar, inclusive, a sua percepção sobre os ajustes que devem (ou não) ser aplicados no material.
As dicas foram úteis e você acha que já está pronto para ter uma política de reembolso de quilometragem completa? Aproveite e entenda como deve ser calculada uma diária de viagem corporativa.
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