Contar com recursos que facilitam e garantem a segurança do reembolso de despesas corporativas se torna cada vez mais imprescindível para as empresas. Além de auxiliar na sustentabilidade financeira do negócio, processos bem definidos podem evitar fraudes de reembolso corporativos.
Em linhas gerais, as fraudes acontecem quando um colaborador tenta tirar proveito do processo, não respeitando as regras e lucrando com isso. É claro que erros podem acontecer mesmo sem intenção, por desconhecimento ou falta de atenção – e é por isso que as diretrizes devem ser rigorosas e bem elaboradas. Para ajudar, no post de hoje, vamos listar as práticas mais comuns de fraudes e indicar caminhos que podem evitar que isso aconteça.
Exemplos de fraudes em reembolsos corporativos:
Solicitação de reembolso de serviços não previstos
A sua política de reembolso (falaremos melhor sobre a importância dela mais adiante), se for completa, determina quais são os gastos reembolsáveis e em quais circunstâncias eles devem ou não ser ressarcidos. Contudo, pode acontecer do colaborador não respeitar isso e solicitar reembolso de atividades que não estão previstas no documento. Isso pode acontecer com refeições extras em hotéis, pacotes especiais em viagens, bagagem extra e por aí vai. Vale redobrar a atenção!
Utilizar recursos da empresa para fins pessoais
Imagine que um colaborador da sua empresa utiliza o veículo corporativo para ir a reuniões ou fazer viagens a trabalho. Tudo bem, desde que essa situação esteja bem definida na política, certo? A prática se torna uma fraude, contudo, quando esse veículo é utilizado para fins pessoais – como deslocamento para atividades particulares, viagens em família, saídas em fins de semana etc. Atenção: essa fraude de reembolso corporativo também pode acontecer com o cartão corporativo, caso seja utilizado para fins pessoais.
Declarar valores diferentes do que mostra o comprovante
Caso a entrega de comprovantes fiscais não seja obrigatória na empresa, há chances de o colaborador solicitar valores que extrapolam o que realmente foi gasto. Uma ida ao restaurante com clientes custou R$ 100, por exemplo e, no momento de registrar, esse valor é duplicado ou mesmo sinalizado errado sem querer. Se você pensar que isso pode acontecer de forma recorrente e em diferentes situações que dão direito a reembolso, seu prejuízo pode tomar proporções inimagináveis, não é?
Mentir na descrição das despesas
Isso pode acontecer quando um colaborador faz um gasto não-autorizado e aponta que ele é de outra categoria. Por exemplo, ele solicita reembolso de um gasto que aconteceu em um almoço corporativo – mas, na verdade, o valor é referente a uma ida ao bar com os amigos. Essa fraude de reembolso corporativo também pode acontecer como um “superfaturamento”: quando o colaborador se aproveita de situações em que há reembolso para optar por serviços luxuosos ou com preços exorbitantes – em hotéis ou restaurantes, por exemplo. Difícil controlar a veracidade disso ou mesmo acompanhar cada gasto, não é? Continue lendo para entender como essas práticas podem ser evitadas.
O que fazer para evitar fraudes em reembolsos corporativos
Tenha uma política de reembolso completa
Já falamos em vários posts sobre a importância de ter uma política de reembolso que, além de clara, deve ser completa e atualizada periodicamente. É esse o documento que vai resguardar – para a empresa e para o colaborador – as atitudes e providências relacionadas ao assunto. É muito importante também que ela seja divulgada internamente e que todo o time tenha conhecimento integral acerca da política. Esse conhecimento pode evitar enganos ou mesmo evitar atitudes desonestas.
Seja rigoroso com a exigência dos comprovantes
Você percebeu que, se os comprovantes não são obrigatórios, pode haver uma conta alta a ser paga, certo? Por isso, deixe muito claro que o comprovante é um pré-requisito para que o processo de reembolso aconteça dentro do fluxo e das datas definidas. Uma opção para facilitar essa entrega e garantir que ela seja mais segura é a digitalização das notas fiscais.
Tenha uma gestão financeira efetiva
Ter uma visão sistêmica dos números do seu negócio é fundamental para evitar fraudes em reembolsos. Não basta definir várias regras e diretrizes se você não tem definido, por exemplo, qual é a sua despesa e o seu lucro de cada mês. Por isso, garanta que você tem o controle da gestão de finanças da empresa e busque sempre aprimorá-la: estabeleça períodos para avaliar metas, crie orçamentos, acompanhe as movimentações mensais, registre todas as informações e, se necessário, peça uma consultoria a especialistas da área.
Faça contas e defina um limite de gastos
Quando falamos da possibilidade de fraude do reembolso de despesas como superfaturamento ou mentira na declaração da categoria dos gastos, é preciso estar atento a medidas que podem impedir que isso aconteça. Nesse caso, definir um teto de gastos. Calcule, por exemplo, qual é a média de valores gastos em diferentes situações – viagens, hospedagens, deslocamento, alimentação – e estabeleça um limite máximo a ser reembolsado pela empresa em cada uma delas.
Conte com a tecnologia
Além de otimizar o seu tempo e o da sua equipe, utilizar recursos tecnológicos pode evitar inúmeras fraudes de reembolsos corporativos. Em vez de trabalhar com planilhas ou e-mails, que podem dar margem para erros, você pode centralizar todos os registros/pedidos/informações em um só ambiente virtual. Contar com esse tipo de facilidade favorece a segurança da informação – e todo mundo sai ganhando!
Ficou claro como é importante para o sucesso do seu negócio evitar fraudes de reembolsos corporativos, não é? Não corra riscos e conte com aplicativos extremamente seguros, como o Zag.