Em nosso último artigo, vimos o que é o paperless e qual sua importância. Como prometido, hoje veremos, de forma prática, com implantá-lo.
Mesmo que muitas pessoas julguem ser complicada a implantação do paperless em um negócio, podemos garantir que esse processo costuma ser muito mais simples do que você imagina. Afinal, o Zag é 100% remoto e 100% paperless!
Isso significa que não será necessária uma mobilização de toda a equipe para que os dados estejam armazenados, seguros e organizados em uma única plataforma digital.
Aprenda, a partir de agora, como começar a aplicar o paperless em uma empresa de qualquer tamanho.
Implemente processos de assinatura eletrônica
Uma das maneiras mais eficientes de dar adeus aos papéis é contar com soluções digitais como assinaturas de documentos que sejam válidas de maneira jurídica.
Afinal, a assinatura de um contrato além de poder demorar dias, ainda precisará contar com custos como o envio através dos correios e a coleta da assinatura entre as partes envolvidas.
Tudo isso pode ser resolvido em poucos segundos através da utilização de ferramentas digitais, que são comuns no universo do paperless.
Através de empresas como a DocuSign e a ClickSign, é possível colher a assinatura do seu consumidor de maneira simples, eficiente e com a mesma validade jurídica que um papel e uma caneta ofereciam antigamente.
Digitalize os documentos da empresa
Uma outra maneira de começar a implantação do paperless de forma simples na empresa é digitalizando todos os documentos físicos, fazendo o armazenamento em um ambiente seguro, como uma nuvem.
Tenha em mente que todas as documentações precisam estar guardadas em um mesmo local. Desde documentos do RH, ao financeiro e jurídico.
Caso você esteja procurando um local seguro para fazer esse armazenamento de maneira segura e eficiente, serviços digitais como Google Drive e OneDrive certamente poderão te ajudar neste processo de transição.
Utilize ferramentas digitais
A melhor forma de não perder o controle do seu negócio nos dias de hoje, utilizando o paperless, é contar com soluções tecnológicas de gerenciamento de uma empresa em sua integralidade.
Já citamos em alguns artigos, como esse, sobre diversas ferramentas para te ajudar a ter uma melhor gestão de seu negócio, e grátis!
O importante é que além das informações estarem disponibilizadas em um único ambiente, o trabalho em equipe possa fluir de maneira mais leve.
Quanto custa a integração paperless?
Apesar de ser bastante peculiar a pergunta, a verdade é que tudo vai depender da estrutura e necessidades da sua empresa. Mas, isso tudo pode ser muito barato, pois muitas ferramentas digitais são gratuitas para pequenas empresas.
A transição do abandono do uso de papel até a utilização completa do paperless precisa ser feita em partes. Comece com os contratos jurídicos, comunicados internos e alguns documentos do dia a dia. Incentive a equipe a participar e dar ideias. O importante é ter as pessoas engajadas com a ideia.
Serviços de nuvem como os mencionados anteriormente trabalham com valores extremamente competitivos e vantajosos diante dos benefícios que podem trazer para qualquer empresa no longo prazo.
Vale a pena a implantação do paperless?
Se você é um empreendedor e preza pela facilidade de acesso e proteção de dados, certamente deve levar o paperless em consideração.
Muito além da economia financeira, você terá processos mais simples e ágeis, uma equipe mais motivada e engajada, além de rapidez no acesso a todos os dados.
Por isso, comece a tornar-se paperless e direcione sua empresa para os novos ares da tecnologia e inovação, tão importantes para o mercado atual.