Você busca maior produtividade, simplicidade e gestão eficiente em seu negócio? Certamente deve considerar a opção de implantação do paperless em sua empresa.
Cada vez mais importante, o conceito de empresas sustentáveis, que não dependem do consumo de papel para funcionarem de maneira objetiva, ganha cada vez mais força ao redor do mundo.
Entretanto, muitos empreendedores e gestores ainda acreditam que este conceito é complicado de se trabalhar.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para te explicar tudo o que você precisa saber sobre o paperless, que luta cada vez mais por uma cultura organizacional sem a complicação do papel.
Afinal, o que é paperless?
É uma expressão da língua inglesa, que significa “sem papel”. Usada nesse contexto, refere-se a uma empresa que não usa papel, como aqui no Zag, por exemplo.
Em outras palavras, significa uma gestão totalmente otimizada, usando e aproveitando todos os benefícios do universo digital sem utilizar papéis como ferramenta base de trabalho, evitando despesas desnecessárias que veremos logo abaixo.
Sendo assim, ser paperless é substituir grande parte de uma rotina tradicional onde as anotações eram realizadas em blocos de papel ou todos os documentos importantes precisavam ser impressos e arquivados num local.
E para ajudar, as soluções digitais se mostram cada vez mais eficientes neste conceito de trabalho, otimizando a vida não somente dos gestores, mas de toda a instituição de modo geral.
Quais as vantagens de ser paperless?
Transformar o seu negócio em paperless facilita o acesso à novas tecnologias e vai muito além do benefício e conservação do meio ambiente.
No ambiente corporativo, o trabalho colaborativo é a palavra de ordem. E se você tiver um modelo de negócios baseado em papéis físicos, certamente será inviável a integração do tipo. Imagina ter de ficar circulando documentos físicos para deixar o time alinhado?
Por isso, listamos alguns dos principais benefícios que você deve levar em consideração se quiser tornar-se paperless.
Redução de custos administrativos
Através do paperless, você consegue reduzir consideravelmente os custos administrativos gastos com papéis e suas vertentes como envelopes, cartões de visitas tradicionais e até mesmo folhas de sulfite utilizadas, muitas vezes, sem necessidade. Isso fora aquela famosa sala de arquivos cheia de papéis ocupando espaço e custando muito caro.
Ganho de produtividade
Outro benefício do paperless em uma empresa está no ganho de produtividade de toda a equipe de maneira simultânea.
Através de processos simples e ferramentas digitais integradoras de times, você pode ter resultados extremamente positivos em torno da performance e resultados de toda a equipe.
Afinal, todos os colaboradores e gestores poderão ter uma visão mais simplificada de quais as tarefas que estão sendo realizadas, prazos a serem cumpridos e a integração e comunicação integralizada em um único local.
Proteção de dados
Reúna em um único local todas as informações necessárias para gerir o seu negócio e saiba exatamente onde encontrar, evitando assim salas voltadas para o arquivamento de pastas e contratos antigos.
Desta maneira, é possível ter todas as informações ao seu alcance, a qualquer lugar que esteja e disponibilizando o acesso necessário para que cada colaborador consiga verificar as informações necessárias para o setor.
Fique ligado! Voltaremos com a segunda parte sobre como implantar, de forma prática, o paperless em sua empresa.