Entre as dúvidas recorrentes de um gestor quando o assunto é gestão de equipe e suas responsabilidades legais, estão aquelas relacionadas à viagem a trabalho. Quais são, afinal, os direitos e deveres do empregado em um deslocamento como esse? E do empregador? Ele tem que arcar com todas as despesas? Quais variáveis interferem no reembolso das despesas?
No post de hoje, vamos aprofundar um pouquinho no assunto e esclarecer algumas questões. Vamos lá!
Dúvidas comuns sobre o reembolso de viagem a trabalho
O colaborador tem direito a receber o reembolso das despesas de viagem/diária de viagem?
Sim! Aliás, é obrigação do dono do negócio ressarcir os gastos do funcionário oriundos de uma viagem a trabalho. Se esses custos serão ou não comprovados por meio de notas fiscais (ou outras ferramentas), fica a critério do gestor. A seguir, veja a lista de algumas despesas previstas em viagem a trabalho que são reembolsáveis:
- Hospedagem (diária de hotéis, Airbnbs ou outros)
- Deslocamento até o destino (passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias)
- Deslocamento no próprio destino (Uber, táxi ou transporte público)
- Alimentação (café da manhã, almoço, jantar etc.)
- Entrada em eventos corporativos (vale avaliar se foi necessário comprar um ingresso, por exemplo)
- Depreciação do veículo, caso o colaborador vá em seu próprio carro (os itens que compõem esse cálculo podem variar, mas é comum incluir combustível, quilometragem, lubrificante, manutenção etc.)
Apesar de ser óbvio, deve estar claro para todo o time que gastos com bens pessoais do colaborador ou presentes não são obrigatoriamente reembolsáveis.
Existe um documento que deve prever os gastos com viagem a trabalho?
Sim, sem dúvidas! E já falamos dele aqui algumas vezes: é a Política de Reembolso. Estruturar o processo de pagamento das despesas, sejam elas relativas a viagens a trabalho ou não, é sempre um desafio. Contudo, para que as regras e orientações sejam claras para toda a equipe, é muito importante (para o dono e para a equipe) que todas as diretrizes estejam registradas em um documento – que deve ser revisado periodicamente e, claro, compartilhado com todos os colaboradores.
E em casos de perda de voo, como proceder?
É natural que imprevistos aconteçam e, portanto, a perda de voos deve ser considerada (e, lembre-se: as regras quanto a isso devem estar previstas na política da sua empresa). Cada companhia e tipo de voo tem as suas regras, mas é possível remarcar a viagem no balcão na hora, no próprio aeroporto, pagando a taxa de remarcação. Caso isso não seja possível devido ao compromisso profissional daquela viagem a trabalho, também é possível solicitar o reembolso (de acordo com as regras da companhia, é claro. Como é de se imaginar, casos como esses acarretam em despesas adicionais. E isso também deve estar sinalizado na política de reembolso da empresa: quando será (ou não) dever da empresa ressarcir o colaborador e qual o teto desse valor?
Como funcionam as horas extras em viagens a trabalho?
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não especifica de forma clara como são os gastos com horas extras em viagens a trabalho. Mas a prática comum dos gestores considera, geralmente, dois pontos.
- Há registro eletrônico de horas? É preciso pagar. Ou seja, se em uma viagem a trabalho o seu colaborador fez horas extras, ele deve receber por elas.
- Não há registro eletrônico de horas? Então depende. Isso vai, claro, do acordo entre o gestor e o colaborador. Mas, nesse caso, como não há como comprovar as horas trabalhadas, normalmente não se paga.
É possível prever adiantamentos em viagens a trabalho?
Sim, é possível. E, mais uma vez, aqui está ela: a política de reembolsos. Nela, deve estar específico sobre as regras para esse adiantamento e quando ele pode ou deve acontecer. Em casos de viagens, como os gastos podem ser altos dependendo do período, é importante entender quais as condições do colaborador de se manter lá e só depois ser reembolsado. Portanto, especifique na política os tetos de gastos e, mais importante que isso, entenda com as pessoas do seu time como elas se sentem mais confortáveis.
Por último, mas não menos importante, fica uma dica: se você é dono de um negócio, jamais negligencie o relatório de reembolso corporativo. A partir dele, você pode acompanhar os gastos com reembolsos de despesas dos colaboradores (inclusive de viagem a trabalho) e avaliar a real necessidade desses deslocamentos. Sem a menor dúvida, chamadas de vídeo podem ser mais econômicas do que um dia de viagem, não é? Portanto, caso isso não seja um problema para o cliente, avalie a possibilidade de diminuir a frequência das viagens. Isso pode trazer uma redução de custos considerável!
Agora que você está por dentro sobre algumas regras de despesas referentes a viagens a trabalho, entenda detalhes de como calcular o reembolso por quilômetro rodado.