Dicas práticas para melhorar a gestão de despesas corporativas

Para que uma empresa tenha uma gestão financeira eficiente, é necessário muito planejamento, controle e cuidado com as contas – especialmente com as pequenas despesas – pois a falta deste tipo de gestão pode levar à falência uma empresa que tinha tudo para dar certo.

Antes de falarmos sobre práticas, temos algumas perguntas pra sua empresa:

– Os processos na sua empresa são rápidos e simplificados? As pessoas acham os processos eficientes?

– A empresa tem o costume de registrar pequenas despesas dos funcionários?

– Você, com certeza, utiliza softwares ou planilhas digitais para seu processo financeiro. Utilizá-los e implementá-los é simples?

Se você tiver algum não como resposta para as perguntas acima, temos algumas dicas que podem te ajudar! E, se todas as respostas forem SIM… bem legal! Sua empresa está mandando bem na gestão de despesas e também temos algumas dicas que você pode aproveitar.

Então, lá vão as práticas que são simples de serem seguidas e que podem te ajudar já!

1. Registe todas as movimentações financeiras

Todas as movimentações financeiras da empresa devem ser registradas – por menores que sejam – pois dessa forma, haverá um real controle de como o dinheiro está sendo gasto, e até mesmo onde será possível realizar uma redução de custos.

Por exemplo, se o seu funcionário precisar comprar apenas 1 caneta, essa despesa deve ser registrada, pois dessa forma você saberá o valor total que é gasto com material de expediente em um determinado período.

Já pensou se a cada pequeno gasto de 2 ou 3 reais você deixasse de anotar, quanto você deixaria de registrar no final de 12 meses?

2. Utilize o regime de competência

Outro ponto importante a ser considerado, mas que poucas pessoas levam em consideração, é respeitar o regime de competência para saber quanto exatamente sua empresa gasta em determinados meses.

Muitos pensam que a real situação financeira da empresa pode ser considerada pela quantidade de dinheiro que ela tem em caixa, mas uma boa prática de gestão de despesas empresariais tem como fator fundamental informar as despesas no mês em que elas ocorreram.

Imagine, por exemplo, que você adiantou R$ 200,00 em dinheiro para um funcionário comprar material de expediente no mês de agosto, e sua empresa usou todo o material durante o mês, mas o funcionário fez a prestação de contas em setembro, e nesse mês será necessário comprar mais materiais.

Se seu funcionário prestar contas apenas em setembro, essa despesa será informada fora do mês de competência, tanto da compra quanto do uso do material, além de acumular com a despesa do mês seguinte, onde será necessário comprar mais materiais.

Ao analisar as despesas no mês de setembro, haverá um valor acima do normal, e o gestor financeiro não conseguirá fazer um planejamento adequado para os meses seguintes.

3. Faça uma boa gestão de despesas empresariais com o fluxo de caixa

Fazer o fluxo de caixa é algo essencial para uma boa prática de gestão de despesas para empresas de todos os tamanhos, pois com esse relatório é possível fazer o planejamento financeiro e evitar grandes problemas com a falta de dinheiro.

Isso é possível, pois no fluxo de caixa devem ser informadas previsões de todas as despesas e receitas que a empresa terá em um período de tempo, fazendo com que o gestor possa tomar atitudes cabíveis caso a empresa fique com o saldo negativo em um período. Além disso, ele poderá tomar ações como:

  • Avaliar as despesas que podem ser reduzidas;
  • Verificar quando haverá necessidade de fazer promoções para aumentar as vendas;
  • Avaliar a necessidade de fazer um empréstimo, procurando antecipadamente as melhores taxas;
  • Avaliar quando a empresa terá dinheiro de sobra, seja para investir em novas tecnologias ou para fazer um investimento em uma aplicação, buscando as melhores taxas de rendimento com antecedência.

Enfim, usar o fluxo de caixa corretamente na sua empresa pode garantir que o gestor não seja pego de surpresa com gastos inesperados, que poderiam estar previstos antecipadamente.

4. Invista em tecnologia para a descomplicar a gestão financeira. Mas, invista em coisa boa!

Começamos perguntando sobre velocidade e processos e os últimos 03 itens foram sobre processos que podem matar sua produtividade.

Então, vamos usar uma frase clichê:

Estamos no século 21, a era da tecnologia! Dããã…

Você não precisa ser alertado disso, eu sei. Mas, queremos te alertar que tem muita tecnologia famosa e cara que não vai te ajudar a aumentar a produtividade e gerenciar bem suas finanças.

Temos, então, um grupo de empresas e empreendedores, assim como você, que pensaram em criar soluções que ajude seu negócio a prosperar, pensando em aspectos mandatórios como ser simples de usar, ser agradável aos olhos, ser funcional e resolver algum processo da sua gestão financeira.

Estamos falando aqui de gestão de despesas. Certo?

Qual a pior parte do processo de reembolso corporativo? Alguns diriam que o processo todo é a pior parte. E, normalmente é.

Imagine alguém pensando em criar um software pra resolver essa chatice. Melhor ainda, uma plataforma que o funcionário pode lançar a despesa em menos de 10 segundos, pelo celular. E, em tempo real, o você que gerencia aquela despesa, visualiza cada detalhe daquela despesa: quem gastou, quanto gastou, o recibo, motivo do gasto, qual o centro de custo, etc.

Demais, não é? Esta é uma das empresas que pensou em simplificar o processo do qual estamos falando aqui, o de gestão de despesas corporativas. Por sinal, é a empresa que está escrevendo este artigo. Entra no site deles e já faz resolve este processo na sua empresa, então: http://zag.me.

Mas, o que queremos falar aqui é: traga a tecnologia criativa para a gestão financeira, também!
Fugir do convencional, ajuda muito. Outras tecnologias estão ajudando as empresas a serem mais eficientes.

Além do Zag, sua empresa pode aproveitar benefícios e a simplicidade de tecnologias como as que o Banco Inter e o Nibo desenvolveram. Uma (Banco Inter) te dá um novo modelo de banco que faz sua empresa economizar. A outra (Nibo) traz uma plataforma simples e barata, que deixa você e seu contador cada vez mais próximos.

Então, o que está esperando?