O que é, como fazer e o que a lei diz sobre reembolso de despesas corporativas?

Todas as empresas, em algum momento, terão que lidar com o reembolso de despesas corporativas. Afinal, os funcionários precisam fazer reuniões externas, utilizar o próprio carro para algum deslocamento ou até viajar por longos dias. E isso é uma tendência cada vez maior.

De acordo com o estudo European Business Travel Barometer, realizado pela American Express Global Business, os gastos com viagens corporativas estão aumentando – crescimento previsto de 3,4% em 2018 –, impulsionados por pequenas (3%) e médias empresas (5%).

No entanto, mesmo em ascensão, esse processo ainda pode gerar dúvidas para gestores e colaboradores. Para solucioná-las, reunimos nesse texto informações sobre o que é reembolso, qual a melhor forma de fazê-lo, o que a lei diz sobre esse processo e outros dados que contribuirão para a saúde da sua empresa (não importando seu porte ou área de atuação). Continue lendo!

O que é reembolso de despesas?

O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento dos gastos que os funcionários tiveram para a realização das atividades, mediante comprovação. Isso significa que, se um colaborador precisar se deslocar a trabalho e pagar despesas com hotel e aplicativo de transporte, por exemplo, utilizando o próprio dinheiro, a empresa tem que devolver esse valor para ele quando receber os comprovantes dos gastos.

Entre as despesas que são reembolsáveis estão deslocamento, alimentação, acomodação, entre outras. No entanto, isso pode variar de companhia para companhia. Por isso, é importante que a política de reembolso de despesas da empresa (continue lendo para saber mais) deixe claro o que é e o que não é reembolsável para que não exista problemas entre gestores e equipe.

Lembre-se: esse tipo de problema pode se agravar e virar desafios para a gestão de pessoas, com a possibilidade de que talentos deixem a companhia por não concordar com o processo.

O que a CLT diz sobre reembolso de despesas?

A reforma trabalhista, em vigor desde 13 de novembro de 2017, assim como o texto anterior da CLT, aborda o tema reembolso de despesas corporativas. E, nesse caso, dois pontos são importantes:

Trabalho remoto, o famoso home-office

Esse tipo de trabalho passou a ser visto por uma nova perspectiva, que envolve aspectos que vão além do reembolso de despesas. No que se refere ao tema desse texto, o novo documento deu mais flexibilidade para negociações de ressarcimento quando o funcionário está trabalhando remotamente. Os custos com equipamentos e infraestrutura agora serão negociados entre empregador e colaborador.

Custos com atividades do trabalho

A reforma trabalhista reforçou que despesas arcadas pelos trabalhadores na realização das atividades devem ser ressarcidas e não podem integrar a remuneração. Lembrando que, para isso, é exigido que o funcionário comprove os gastos.

Como fazer o reembolso?

Cada empresa possui um processo de reembolso das despesas dos funcionários que são relacionadas às atividades. O método tradicional costuma ser a boa e velha planilha que, embora funcione, pode criar confusão, está sujeita a erros humanos e é uma burocracia a mais para lidar no dia a dia.

Pense na situação: o funcionário preenche uma planilha com o que gastou, envia à equipe da área financeira e entrega os cupons que guardou ao longo da viagem ou da reunião. O responsável pelo reembolso precisa pegar a planilha, analisar os gastos, verificar se são todos reembolsáveis, conferir os cupons e anexá-los à documentação da empresa, para então programar o pagamento.

Quantos erros são possíveis nesse processo? A gente responde: muitos! Um cupom pode se perder, um gasto pode ser descrito errado, uma linha ou coluna pode ser apagada da planilha.

Além dos riscos, esse método de preenchimento de planilhas gera grande perda de tempo de quem preenche e de quem faz o ressarcimento, dificultando também a visualização global dos custos. Isso sem contar em como pode desestimular o colaborador, que além de todas as suas demandas precisa fazer esse processo demorado e chato.

Para evitar todos esses problemas, muitas empresas apostam hoje em inovação e tecnologia. Softwares e aplicativos, como o Zag, permitem que o processo seja todo digital e em tempo real, possibilitando que o colaborador faça a solicitação do reembolso em poucos cliques e que o gestor saiba quanto gastou e por qual projeto e programe-se para pagar.

Como evitar problemas quando o assunto é reembolso corporativo?

Além de utilizar um aplicativo que facilite a gestão, criar uma política de reembolso de despesas é de extrema importância para evitar problemas e melhorar a comunicação com os funcionários. Afinal, como dissemos, a burocracia e a falta de certezas podem desgastar relacionamento entre gestores e funcionários.

Mas, como é uma boa política de reembolso de despesas?

Para que seja eficaz, a política de reembolso de despesas deve detalhar de forma simples e direta quais gastos serão reembolsáveis e quais não serão. Por exemplo:

Como você pode ver na tabela acima, são muitas as possibilidades de gastos no cartão corporativo ou nas viagens a trabalho. Cabe à empresa definir quais delas são de sua responsabilidade e quais não são.

Outros pontos fundamentais em uma política de reembolso são:

• o processo como será feito o reembolso
• prazos para apresentação de pedidos de ressarcimento de despesas corporativas
• prazos para pagamentos
• teto de gastos – para proteger a empresa em caso de gastos muito acima do necessário

Atenção! A política de reembolsos só será uma ferramenta efetiva se for repassada aos colaboradores. Por isso, é preciso criar uma rotina de alinhamento para que todos da empresa conheçam o processo de reembolso, as despesas que serão reembolsáveis e os prazos para cada etapa.

Como você viu até aqui, o reembolso de despesas corporativas é um processo bastante importante e que tem grande influência na saúde da sua empresa. Em tempos de austeridade, é cada vez mais urgente economizar e aumentar a produtividade da equipe. E, para que isso seja possível, é fundamental criar meios e utilizar ferramentas que simplificam a gestão de despesas.