São tempos difíceis. Para a grande maioria dos pequenos empresários, a crise atual é sem precedentes. E o mais importante, por mais que seja difícil, é manter a calma, planejar os próximos passos e executá-los com inteligência. Um destes passos, obviamente, é reduzir as despesas da empresa.
E, sobre este assunto, quero trazer algumas dicas que têm feito sentido e dado resultado para nossos clientes, parceiros e para nós mesmos. Não trago aqui reduções que podem ser de caráter particular de cada empresa, como redução de quadro de funcionários e readequação tributária. Mas, são pequenas reduções estratégicas que você poderá manter mesmo após a retomada dos investimentos na sua empresa.
Papel e impressão
Que papel tem um custo inestimável para a humanidade, quando se fala de meio ambiente, todos estamos bem cientes. Mas, a pergunta real e que parece distante para algumas empresas é: consigo parar de usar papel e imprimir documentos no dia a dia da minha empresa? A resposta é sim e o Zag (a empresa) é prova viva disso tudo.
Mas, como identificar alternativa para o uso de papel em diferentes áreas da empresa?
Logo abaixo, vou citar algumas. Porém, antes, te convido a fazer um exercício: desative temporariamente a impressora em todos os seus departamentos. À medida que for precisando imprimir algo, tente fazer o exercício de buscar alternativas mais baratas e ecologicamente corretas.
Mas, vamos às dicas de alternativa para o uso de papel em algumas áreas da sua empresa.
Orçamentos, propostas e folders
Nos últimos dias, a maioria dos consumidores se habituou em receber as propostas através de e-mail, aplicativos de mensagens ou até mesmo via rede social. Você pode, então, substituir já toda a sua comunicação por mensagens virtuais. Já é o presente.
Uma dica bem legal para confecção de folders virtuais: Canva, onde você pode criar todos as suas peças publicitárias.
Relatórios financeiros
Já faz um bom tempo que médias e grandes empresas utilizam ERP’s para gerenciarem suas finanças e emitirem relatórios virtuais. Mas, pequenas empresas ainda resistem a terem este tipo de sistema por achar que é caro demais.
A dica aqui é: existem plataformas que gerenciam receitas e as despesas de forma totalmente digital e sem custo para micro e pequenas empresas. Um exemplo é o Zag, um aplicativo onde o usuário lança a despesa e o gestor financeiro monitora em tempo real. Estas despesas podem ser reembolsos ou lançamentos de cartão de corporativo, divididas por centro de custo e categorias.
O Zag é gratuito para até 20 usuários cadastrados. Então, você pode começar agora a reduzir os custos com papel, fazendo os relatórios de reembolso e despesas dos funcionários digitalmente.
Com o Zag, além de reduzir o uso do papel, você tem a possibilidade de analisar ainda mais de perto as despesas que seus funcionários estão realizando no dia a dia e atuar para mais economia, além de reduzir despesa de transporte de documentos, já que tudo é enviado online.
Contratos
Você sabia que contratos digitais são tão válidos quanto os físicos? Isso mesmo. Para você ter uma ideia, hoje em dia, já é possível comprar uma casa com um contrato digital. Isso mesmo. Dá uma olhada neste caso, onde a MRV já inovou realizando o sonho da casa própria de forma totalmente online.
Existem plataformas como Docusign ou Clicksign que possuem validade jurídica para as mais diversas naturezas de contrato e acordos.
Nota Fiscal
Por fim, minha última dica neste item é: emita sua NF de forma online. E não imprima. Envie por e-mail ao seu cliente. Se puder, gere o cupom fiscal da loja e envie também por e-mail. Plataformas online já permitem que todas as notas e cupons sejam enviadas eletronicamente.
Escritório
Sua empresa realmente precisa deste escritório que você está agora? Seus funcionários vão todos os dias felizes e contentes? Se uma dessas respostas for não, vou te dar uma alternativa.
Conheça e contrate o Beer Or Coffee, a maior plataforma de coworkings do Brasil. Com uma assinatura mensal, você e seus funcionários poderão ter acesso à escritórios modernos, em qualquer lugar do Brasil, eliminando os custos com aluguel, limpeza, itens de escritório, mantimentos e até deslocamento.
Energia
Mesmo assim, se você ainda se mantiver no escritório, vou te dar mais uma dica. Você pode economizar na conta de energia elétrica da sua empresa. 10% a menos é um bom desconto?
Então, conheça a Clarke Energia. Primeiro, eles vão analisar seu consumo de energia. Depois, te orientam a transferir sua tarifa para a tarifa branca. Em seguida, instalam um equipamento para acompanhar o seu consumo e cuidam da burocracia para você ganhar o desconto.
Tarifas bancárias
Este é uma despesa que ninguém gosta de pagar. Mas, tenho dois caminhos aqui pra você.
O Banco Inter é o maior banco digital do país. Com ele, você tem todos os serviços de um banco tradicional, folha de pagamento e não paga nada por isso. Ainda tem direito a boletos gratuitos e saques sem tarifa.
A outra opção é a Conta Simples. Ela é simples mesmo e cai como uma luva para o pequeno empreendedor. Você pode abrir em instantes e ter acesso à cartão de crédito pré-pago e cartão virtual para você e seus funcionários. Legal, né?
Telefone
E por último, uma dica de ouro que vai, além de reduzir tarifas, dar uma impressão bem legal do seu negócio: Freshdesk.
É uma plataforma de atendimento virtual para seu negócio. Seus clientes entram em contato através de e-mail ou chat e você tem um painel simples e bem organizado de todos os chamados e contatos. E melhor, é grátis!
Esqueça os gastos excessivos com telefonia e adote o atendimento virtual. Você e seus clientes irão adorar.
São dicas como estas que ajudarão sua empresa a reduzir despesas de forma estratégica na crise e continuar inovando na retomada do crescimento.
Artigo escrito pelo nosso querido fundador e CEO do Zag, Rubem Andrade.
Tags: despesas, inovação