De acordo com a PricewaterhouseCoopers (PwC), as pequenas e médias empresas (PMEs) “são a principal força motriz da economia brasileira, por atuarem como maior fonte de renda e emprego para a população”. E os números provam: das mais de 6 milhões de empresas de diversos tamanhos que atuam no Brasil, quase 500 mil são pequenas e médias. A mesma pesquisa mostra que as PMEs representam 30% no Produto Interno Bruto (PIB) do país (R$ 4,4 trilhões) e é o segmento que emprega mais pessoas (10,1 milhões nas pequenas e 5,5 milhões nas médias).
A partir desses números, não é difícil imaginar a quantidade de donos e gestores de negócios que existem espalhados pelo país, não é? Apesar das diferenças de áreas e localidades, certamente há muito em comum entre eles, a começar pelas responsabilidades: gestão de pessoas/equipe, gestão financeira, gestão processual, acompanhamento dos resultados, avaliação de métricas, prospecção de clientes, planejamento estratégico. A lista pode ser infinita. A dúvida, muitas vezes, é a mesma: como conciliar tudo e ainda ter uma visão sistêmica do negócio?
É por isso que, hoje, vamos falar de um dos pilares importantíssimos dessa série de responsabilidades: a estruturação e organização do setor financeiro que, muitas vezes, é pauta recorrente e apresenta dificuldades diárias nos diferentes tipos de organizações.
Quais são alguns dos principais desafios para a organização de um setor financeiro?
- Finanças pessoais não separadas das contas corporativas;
- Ausência de indicadores ou métricas;
- Falta de capital;
- Falta de visão a longo prazo.
E como isso pode mudar?
1. Deixe os prazos bem definidos e tenha controle sobre o fluxo de caixa
Não importa a área do seu negócio. Em qualquer empresa, o prazo é sempre uma questão presente e não deve ser negligenciada. Para um bom controle, ter total conhecimento desses prazos na área de finanças é fundamental: saiba sobre as restrições de prazos, datas de recebimento e de vencimentos. Isso naturalmente evita atrasos e eventuais multas e juros. Controle de forma eficiente o fluxo de caixa, definindo prioridades e enxergando em curto, médio e longo prazos.
2. Defina um orçamento anual
Não adianta gastar e assumir compromissos se você não sabe o valor que pode investir naquilo, certo? Por isso e para evitar instabilidade no negócio, é muito importante que você defina um orçamento anual para cada área da empresa (equipamentos, capacitação, pessoas etc.). Assim, você sabe quais são os valores limites para aplicar em cada uma das áreas de forma que não vá prejudicar a sustentabilidade financeira da sua empresa. Que tal propor uma reunião entre os profissionais que podem estar envolvidos nessa definição e traçar números, datas e prazos?
3. Cada finança no seu quadrado: separe as pessoais das empresariais
É muito comum que, em pequenos negócios, os donos ou gestores confundam as contas pessoais com as corporativas. Apesar de natural, é um erro gigantesco (e grotesco!). Portanto, sempre tenha isso em mente: organize e separe criteriosamente quais são os recursos disponíveis para a vida pessoal e para a sua empresa.
4. Estude e conheça termos e conceitos técnicos
Contas a pagar e a receber, faturamento, ativos, passivos e despesas fixas e variáveis estão entre os termos e conceitos técnicos do mundo financeiro. Saber o que é cada um deles e entender como funcionam é imprescindível para organizar o setor financeiro do seu negócio. Afinal, não há como controlar aquilo que não se entende, certo? Então converse com colegas da área, leia livros sobre o assunto e sempre invista na sua capacitação (estudar nunca é demais, especialmente para aqueles que gerenciam empresas e pessoas).
5. Tenha planejamento
Você já deve ter ouvido milhares de vezes como uma empresa sem planejamento não funciona. Isso é uma verdade universal, pois qualquer passo exige um planejamento sistêmico. É importante conhecer muito bem os números do seu negócio – em todos os âmbitos -, como eles têm variado, previsões e afins. Nesse caso, um planejamento financeiro é importantíssimo, então você precisa dimensionar de forma justa e sensata o seu capital de giro, contar com sistemas tecnológicos que otimizam o processo e te dão uma visão sistêmica para definir os próximos passos e as tomadas de decisões.
6. Otimize os seus recursos
Identificar onde e quando acontecem os gastos desnecessários é um passo essencial para o sucesso do seu setor financeiro. Isso quer dizer que você precisa conhecer muito bem onde estão os gargalos e traçar alternativas para solucioná-las. Reduzir custos sempre é possível, desde que você saiba observar com técnica o que tem acontecido na rotina do seu empreendimento. Isso também colabora para a sua rentabilidade e, naturalmente, a motivação de sua equipe.
7. Simplifique a rotina
Use a tecnologia a seu favor para simplificar a rotina. Hoje, existem inúmeros aplicativos e softwares que facilitam uma série de atividades que antes eram executadas exclusivamente manualmente. Um bom exemplo é o Zag, um aplicativo de reembolso de despesas corporativas que facilita e otimiza todo o processo: desde a digitalização das notas, agendamento de pagamento, controle de valores, adiantamentos e por aí vai.
8. Trabalhe as relações interpessoais
Uma empresa que tem um time engajado certamente traz resultados melhores no fim do mês. E isso é óbvio, porque uma equipe não engajada não procura ir além das suas atividades ou não corre atrás de proposições que podem alavancar os números. Existem diversos jeitos para isso, desde investir em feedbacks periódicos, estabelecer um plano de cargos e carreiras a contar com recursos que automatizam processos. Assim, você pode designar à sua equipe atividades mais estratégicas e menos operacionais (o que, consequentemente, faz com que os profissionais trabalhem mais engajados e tenham melhor rendimento, percebendo valor real em seus afazeres).
É óbvio que a estruturação financeira de um setor financeiro não acontece da noite pro dia. Mas com pequenos passos e uma visão apurada, você não demora muito para chegar lá. Aproveite para conhecer os principais mitos e verdades da administração financeira empresarial.