O famoso (e, às vezes, até temido) feedback nem sempre é uma tarefa fácil, tanto para quem faz quanto para quem recebe. Pode envolver medo e tensão. Mas a boa notícia é que isso só acontece quando o processo não é bem feito. A ferramenta pode, aliás, ser uma verdadeira orientadora de melhorias e funcionar como uma oportunidade de reconhecimento.
Para isso, é preciso que o processo de feedback seja feito seguindo boas práticas, sempre prezando por um diálogo saudável e por uma abordagem exclusivamente profissional. Isso exige prática (muita prática) e habilidade – que pode ser desenvolvida diariamente.
Antes de tudo, saiba: é importante conhecer alguns aspectos antes de simplesmente convidar o profissional para a sala de reunião e criar um clima hierárquico que nem sempre é positivo para situações como essa.
Pensando nisso, preparamos uma lista de boas práticas para um bom feedback que pode ser a sua melhor aliada para diminuir as dificuldades desse processo crucial para a boa gestão de pessoas de qualquer organização.
Vamos às dicas?
5 boas práticas para um feedback efetivo
1. Diferencie o feedback estruturado do momentâneo (e saiba a hora de fazê-los!)
A grande verdade é que qualquer gestor passa pelo menos alguns minutos do dia dando feedbacks, ainda que informais. E isso não está errado, muito pelo contrário: é importante saber reconhecer esses momentos para executá-los com maestria e eficiência.
O feedback pontual e momentâneo é aquele que acontece imediatamente após algum ocorrido. O colaborador da sua equipe, por exemplo, não produziu o relatório em conformidade com as suas diretrizes. Assim que ele compartilha o material com você, é o momento de avaliar, sinalizar pontos de melhoria (se necessários) e chamá-lo para reconhecer o bom desempenho ou explicar motivo das alterações que você sugere. É imprescindível ter em mente que, nesse tipo de feedback, o retorno deve acontecer imediatamente após o ocorrido e não pode esperar. Caso contrário, as informações acabam se perdendo, assim como o timing.
Já o feedback formal e estruturado não precisa acontecer diariamente, mas é necessário estabelecer uma periodicidade. Se no seu negócio, por exemplo, foi definido que esse processo acontece semestralmente, organize-se para seguir à risca essa prazo. Esse é o momento de trabalhar com um documento estruturado – sempre elaborado a partir de fatos registrados com data e descrição da atividade (mais abaixo, você saberá porquê).
2. Aponte sempre o que foi observado e jamais o que você interpretou a partir disso
A Comunicação Não-Violenta – metodologia sistematizada por Marshall Rosenberg para aperfeiçoar relacionamentos pessoais e profissionais – pode ser uma grande amiga na hora de fazer feedbacks efetivos. Um de seus componentes é justamente observar sem avaliar ou julgar, pois “ao nos relacionarmos com os outros, a empatia ocorre somente quando conseguimos nos livrar de todas as ideias preconcebidas e julgamentos a respeito deles”. De forma sucinta, a sugestão é: aponte sempre o que aconteceu de fato, o que poderia, por exemplo, ser facilmente registrado por uma câmera, e jamais o julgamento ou a avaliação que você concluiu a partir daquilo.
Você repara, por exemplo, que o Leandro, um colaborador de sua equipe, se atrasa constantemente e, por isso, o chama de irresponsável. Aqui, você está fazendo uma avaliação e um julgamento a partir de um fato (ele se atrasa). Contudo, o motivo dele para esse comportamento pode facilmente não ser a irresponsabilidade e, ao julgá-lo dessa forma, surge uma resistência no diálogo. Isso naturalmente bloqueia a fluidez de uma conversa saudável ou construtiva, comprometendo a produtividade do profissional.
Qual seria, então, a melhor forma de comunicar isso?
Veja um exemplo de um bom caminho a ser seguido:
“Leandro, eu observei que, no último mês, você se atrasou por duas semanas (aqui, você descreveu um fato). Isso prejudica o nosso trabalho e acaba comprometendo as atividades dos seus colegas, como o relatório que não foi entregue ontem. Peço que esse comportamento não se repita.”
Nessa mesma frase, você deixou claro que não quer que o atraso se repita e explicou os motivos pelos quais o trabalho é prejudicado (mais uma vez, com fatos), sem chamá-lo de irresponsável ou descomprometido. Soa bem melhor, não é?
3. Prefira o “e” em vez do “mas”
A conjunção “mas” sempre realça a frase que a sucede como a mais importante – e, normalmente, é a que indica algo negativo. Vamos a um exemplo!
Você diz ao Leandro: “você conhece o negócio e tem um ótimo relacionamento com as pessoas da empresa, mas se atrasa e não cumpre as tarefas no prazo estipulado”. Se você ouvisse essa frase, qual recado ficaria? Que você não cumpre o tempo das atividades, certo? E o fato de ele conhecer o negócio e ter um bom relacionamento interpessoal perde toda a importância. Então pense na frase ajustada da seguinte forma: “Leandro, você conhece o negócio, tem um ótimo relacionamento interpessoal e não entrega as atividades combinadas no prazo definido”. Ganha outro tom, certo? Na sequência, você poderia complementar com dicas de como solucionar o desafio, deixando evidente que não quer que isso aconteça novamente.
4. Não pare no feedback
O objetivo do feedback é, justamente, reconhecer o bom trabalho feito e sinalizar pontos de melhoria que podem ser trabalhados, certo? Portanto, de nada adianta realizar o feedback e não acompanhar a postura e o trabalho do profissional nos próximos meses. Demonstre, de forma clara, que você está observando (não em um tom intimidador) o que ele faz e reconheça as mudanças de conduta, sempre oferecendo reforços positivos – e, quando for o caso, claro, corrigindo ou sugerindo mudanças. Lembre-se que, nesse caso, estamos falando do feedback pontual e momentâneo.
5. Dê caminhos
É pouco ou nada eficiente apontar os pontos fracos do profissional e não dizer a ele como isso pode ser melhorado. Se você identificou uma oportunidade de aperfeiçoamento, explique como espera que isso seja feito das próximas vezes. Se, por exemplo, o relatório não foi desenvolvido de acordo com as suas expectativas ou as do cliente, compartilhe um modelo que você considera ideal e explique os motivos que fizeram você entender isso.
6. Planeje-se
Por último, mas não menos importante: antes de realizar um feedback formal e estruturado, é recomendável que você prepare um roteiro e planeje o que será dito – avaliando o que aconteceu no período observado e entendendo qual será a melhor forma de expressar isso para o profissional.
É claro que cada empresa trabalha de uma forma e conta com profissionais de diversos perfis, que exigem abordagens e expressões diferentes. Ao praticar e se aprofundar no assunto, você se sente cada vez mais preparado para oferecer feedbacks saudáveis e construtivos. E lembre-se: um feedback não consiste apenas em se expressar, mas também saber ouvir e avaliar os contrapontos apresentados.
O feedback faz parte da rotina de milhares de profissionais, mas muitos ainda não sabem como conduzir o processo. Saber estruturar esse diálogo é uma das principais diferenças entre um chefe e um líder. Acesse o nosso post sobre o assunto e conheça outros aspectos fundamentais para uma liderança admirada e útil.