Em um mundo que vive cada vez mais conectado e apresenta diariamente novas formas de trabalho, aumentar a produtividade de uma empresa tem sido uma preocupação diária dos gestores. E, claro, não deveria ser diferente, já que o lucro e a rentabilidade dos negócios são diretamente impactados por isso. As estratégias lançadas para que haja esse aumento acontecem em diferentes áreas, que vão desde a motivação da equipe à adoção de ferramentas que podem tornar a rotina mais prática e, assim, mais produtiva. E o assunto que vamos abordar no post de hoje tem a ver exatamente com a última opção: como o fato de aproveitar opções tecnológicas – nesse caso, especificamente relacionadas à gestão de reembolsos corporativos – pode ser benéfico para o seu negócio?
Em primeiro lugar, é importante que você avalie como os reembolsos corporativos da sua empresa são feitos. Vale resgatar na memória, também, se você já recebeu algum feedback da equipe sobre o assunto – há muitas dúvidas? Os colaboradores consideram o processo moroso? Há falhas ou ruídos recorrentes no processo? Bem, se você respondeu “sim” pelo menos para uma dessas perguntas, já passou da hora de reavaliar o assunto. E, logo abaixo, mostramos porque isso pode ser tão importante. Vamos lá?
Por que usar a tecnologia a seu favor pode aumentar a produtividade
1. Porque as planilhas ficaram para trás (já era tempo, não é?)
As planilhas, por muito tempo, foram muito úteis para diferentes situações. Ainda são, claro, para processos específicos. Mas também é importante considerar que, muitas vezes, elas acabam criando equívocos e tornando dados e informações imprescindíveis confusos e de difícil acesso ou interpretação, não é? É por isso que adotar um programa que ajude na sua gestão de reembolsos corporativos pode ser um diferencial para aumentar a sua produtividade. Com ele, é possível abandonar as planilhas e os e-mails que levam horas para serem achados na caixa de entrada. Ferramentas como o Zag otimizam o tempo de forma considerável (logo o tempo, que “vale ouro”) e eliminam a possibilidade de erros humanos. Por meio dele é possível, por exemplo, acompanhar todo o histórico de informações de forma prática, ter apoio no planejamento de pagamentos, compartilhar comprovantes de forma digital e mais uma série de facilidades.
2. Os cálculos complexos ficam mais simples
Eu tenho certeza que, se você lida diretamente com o cálculo de reembolso de quilômetros rodados da sua empresa, você já passou horas tentando encontrar a melhor fórmula ou mesmo um bom tempo aplicando-a. Por que não facilitar esse processo e ainda garantir que o colaborador será ressarcido da maneira correta? O uso de um app que diminui as burocracias pode ser um aliado e tanto nessas horas.
3. Você tem em mãos exatamente as facilidades que precisa
Apesar da revolução tecnológica oferecer muitas facilidades para diversos âmbitos da vida, ela pode acabar não sendo tão benéfica quando oferece mais do que deveria (e, no caso, cobrando a mais por isso). Para aumentar a produtividade do seu negócio, contar com um programa que entrega exatamente o que você precisa (nem mais, nem menos) pode ser decisivo para os números no fim do mês. Não adianta contar com recursos extraordinários que jamais serão necessários, certo?
4. Porque garante a segurança das informações
A segurança de dados tem sido uma pauta recorrente na mídia. Não é preciso ir muito longe para lembrar do escândalo que envolveu a maior rede social do mundo, o Facebook, depois do caso Cambridge Analytica. Mas mesmo antes de uma repercussão como essa você já sabia como a proteção dos dados é fundamental para o sucesso do seu negócio, imagino. Segurança é assunto sério! O Zag sabe disso e conta com diferentes tecnologias que excluem a chance de perda de dados, testa criteriosamente as ferramentas de segurança e garante que apenas as pessoas certas tenham acesso às informações. E se você está se perguntando como isso pode ter a ver com o aumento da produtividade, imagine perder todos os dados úteis para o reembolso das despesas da sua equipe. Será quanto tempo sua equipe precisaria para colocar tudo no lugar? Não menos que um dia, talvez.
5. Porque a sua política de reembolsos pode ser mais simples
Já falamos aqui repetidas vezes como é importante ter uma política de reembolso completa e você deve se lembrar disso. Fato é que ela pode ser muito mais simples, direta e útil quando você decide utilizar um aplicativo que elimina trâmites burocráticos do processo de reembolso de despesas. Mas saiba que isso não é tudo. Ao elaborar uma política de reembolsos efetiva, faça questão de elucidar cada um dos pontos abordados no documento para a sua equipe. Isso, além de evitar dúvidas que podem ser recorrentes, garante que o time ficará tranquilo e por dentro de todas as normas e diretrizes. Não é necessário falar como isso pode ser útil na economia do tempo, certo?
Ficou claro como aumentar a produtividade pode evitar inúmeros problemas na sua empresa, não prejudicando o potencial de entrega, não ficou? Mas vale ter atenção a outro ponto que também pode ser muito prejudicial: as fraudes em reembolsos corporativos. Todo cuidado é importante!