Ter um controle eficiente das finanças é essencial para qualquer empresa. Afinal, não é apenas vendendo mais que alcançamos bons resultados, mas também fazendo escolhas certas e evitando desperdícios. Mas, quando o assunto são as finanças de uma startup, há algumas especificidades fundamentais para se levar em conta. Veja, neste artigo, dicas para não errar!
Organização é ativo estratégico
Quem se aventura no mundo das startups, na maioria das vezes, está disposto a assumir grandes riscos para alcançar resultados que uma empresa tradicional não proporcionaria. Porém, para inovar, é preciso estar seguro nos aspectos básicos do negócio.
Segundo o Sebrae, em 2018, uma em cada quatro novas empresas brasileiras fecha as portas antes de completar dois anos de atividades. Isso porque a organização e a gestão são um ponto cego para a maioria dos empreendedores. De cara, você já pode notar como isso é um diferencial de competitividade valioso. Ter tudo organizado ajuda a tornar acessíveis informações importantes para a tomada de decisões fundamentadas e com menos chance de erro.
No caso da parte financeira, é preciso ser ainda mais minucioso. Ter o controle de todos os gastos, das receitas, as flutuações do caixa e os objetivos claros não é uma questão de burocracia. Pelo contrário, assim você sabe exatamente em que momento sua empresa está e pode decidir com muito mais confiança os próximos passos.
Poupe tempo usando a tecnologia
Muitas startups apostam no mercado de tecnologia como core business. São empresas dedicadas a facilitar a vida dos clientes com soluções em aplicativos inovadores ou soluções inusitadas para problemas reais de seus clientes (como o próprio Zag). Mas, mesmo nesses pólos tecnológicos, os avanços de TI nem sempre alcançam os processos internos corporativos.
Emissão de notas fiscais, cobranças, controle do fluxo de caixa, planejamento de viagens corporativas, fechamento mensal, avaliações internas… você sabia que todos esses processos podem ser otimizados ou até completamente automatizados com softwares, aplicativos e sistemas digitais? Quando você investe em tecnologia para melhorar a rotina de trabalho, a força de trabalho disponível de seus recursos humanos pode ser empregada em tarefas mais complexas e rentáveis.
Por isso, o primeiro passo para não errar com as finanças de uma startup é fazer um diagnóstico completo e atento de como são feitas as demandas internas em busca de potenciais melhorias digitais. Isso agiliza o processo, além de diminuir o risco de falhas humanas ou de informações não padronizadas.
Padronize as finanças de sua startup
Inclusive, a padronização é mais uma dica importante. O dinamismo do mercado de startup, muitas vezes, pode representar uma elevada taxa de turnover de funcionários. Isso porque a retenção de talentos é um tema sensível para esse setor que trabalha com pessoas de perfil proativo, ambicioso e inquieto.
Então, ter todos os processos bem padronizados facilita nessas situações de entrada de novos membros na equipe sem grande desperdício de tempo. Por outro lado, na própria rotina do dia a dia, é imprescindível que os diferentes setores da empresa estejam falando a mesma língua. Como são lançadas as despesas? Que tipo de programa ou soluções são usadas no dia a dia? Todos os profissionais estão treinados? E as políticas de segurança da informação estão paramentadas? Essas são algumas questões importantes para levar em conta em busca de uma startup que tenha o mínimo de atrito possível para que esteja focada nos resultados.
Não compre gato por lebre
Além da organização, da automatização e da padronização de processos, outra ótima prática é passar um pente fino nas despesas da startup. A negociação com fornecedores precisa estar incorporada à cultura da empresa. Periodicamente, é preciso rever os parceiros e reestabelecer laços atualizados que sejam positivos para os dois.
Além disso, é preciso estar atento ao cotidiano dos funcionários e incentivar esses apoiadores a encontrar formas de aprimorar processos, reduzindo custos. Um exemplo clássico do mundo corporativo é a substituição de copos plásticos descartáveis por outros reutilizáveis, como canecas. Isso pode ser, inclusive, uma oportunidade de engajar o time, com brindes que destaquem os valores da empresa. E, feito o investimento inicial, nunca mais será preciso incluir a compra de copos plásticos nas próximas planilhas de custos com materiais de escritório.
Cultura organizacional é importante
Felizmente não estamos mais na era em que o chefe manda e o empregado obedece. O perfil dos funcionários atuais demanda uma participação mais ativa nos rumos estratégicos das corporações. E isso é uma coisa boa. Se feita de forma adequada, o engajamento de mais pessoas em busca de resultados positivos aumenta a diversidade de soluções que podem ser criadas em conjunto.
Por isso, não errar nas finanças da empresa é uma bandeira de todos os funcionários. Eles precisam estar mobilizados e conscientes de que essa postura significa, afinal, uma estabilidade da empresa e, consequentemente, mais espaço para que ele também possa crescer junto. Desenvolver estratégias para alcançar esse ambiente em que todos estão envolvidos na saúde financeira corporativa é uma estratégia certeira para boas notícias ao longo do tempo.
Política de reembolso vale a pena
Outra técnica para melhorar as finanças da empresa é estruturar os reembolsos corporativos. Há uma série de gastos que os funcionários têm direito ao reembolso, mas muitas vezes isso não está claro para eles e nem para os gestores. Melhorar isso é uma vantagem para todos os envolvidos.
A partir do momento em que a política de reembolso está clara, bem objetiva e disponível para todos, as viagens, reuniões externas e outras situações deixam de ser dores de cabeça. Evitando mal-entendidos e com a prática sistematizada, esses momentos são incorporados de forma muito mais orgânica ao funcionamento da companhia e permitem estar mais preparado financeiramente para quando esses custos extras aparecerem.
Como se trabalha na sua startup?
Outra característica peculiar de muitas startups é investir em um modelo de jornada de trabalho dinâmica. A contratação de funcionários como Pessoa Jurídica, o trabalho remoto, home office e mesmo as jornadas flexíveis são uma realidade. Claro que trazem muitos benefícios, mas não podem ser desculpas para uma falta de atenção à questão financeira.
Em outras palavras, é preciso colocar na ponta do lápis cada modalidade e compreender quais fazem sentido ou não para o momento da saúde financeira e da evolução estratégica do negócio. Isso precisa estar claro para os funcionários, que não podem usar a flexibilidade em excesso gerando prejuízos para todos. É uma ação complexa, já que a sistematização tem que considerar vários cenários. Mas, ao final, será possível decidir com mais segurança quando, por exemplo, permitir que um dos membros do time trabalhe como home office ou não.
Essas são apenas algumas dicas, há outras boas formas de organizar o sistema financeiro. O fundamental, é conhecer as finanças da startup em detalhes e estabelecer a gestão financeira como prioridade. Todo esforço inicial, com certeza, será recompensado depois com a empresa funcionando com mais fluidez, segurança e trazendo melhores resultados.
Para seguir aprendendo sobre boas práticas para as finanças da sua startup (ou empresa convencional), confira nosso artigo “Política de reembolso: porque sua empresa deve ter uma”.