Planejar. Acompanhar. Avaliar. Redirecionar. Pagar. Receber. Contratar. Gerir. Na lista de atributos de um gestor, o que não faltam são tarefas. Uma delas, e você já sabe, merece bastante atenção: o acompanhamento de todas as despesas da empresa. O que acontece, na maioria das vezes, é que elas são subdimensionadas – e podem acabar sendo maiores que previsto. Isso prejudica o andamento dos processos e, para que isso não ocorra, é preciso fazer uma análise minuciosa.
É por isso que, no post de hoje, vamos começar pelo básico e listar quais são as principais despesas de uma empresa. Aproveitamos para trazer, também, dicas que podem ajudar no dia a dia. Vamos lá?
As principais despesas de uma empresa
Contratação de pessoal
Muitas vezes, a folha de pagamento é um daqueles itens que geram custo alto e, às vezes, surpreendentes. Isso acontece, na maioria das vezes, porque ele pode ser mal calculado. Vale lembrar que, em um regime CLT, há outras despesas previstas em lei – então, quando falamos de folha de pagamento, não estamos falando apenas do salário de todo o time. Além disso, demissões também trazem custos – o que é frequentemente ignorado na relação das despesas. Nesse caso, vale listar todos os gastos que envolvem esses movimentos e colocar no papel o custo total da manutenção de um colaborador. Avaliar as possibilidades de flexibilização no trabalho também pode ser um bom caminho.
Custos de infraestrutura
No modelo “padrão” e tradicionalmente estabelecido, um gestor conta com um espaço físico que acomoda o time e todos os equipamentos. É o próprio espaço de trabalho. Todos os valores pagos para que isso se mantenha são definidos como os custos de infraestrutura – que, inevitavelmente, aumentam de forma significativa a lista de despesas. Equipamentos e mobiliário também devem ser lembrados: mesas, cadeiras, computadores, impressoras, micro-ondas, geladeira e eletrônicos em geral. O aluguel e o condomínio também entram nessa leva – e esses valores devem ser muito bem planejados, porque podem representar um custo alto para um pequeno e médio empreendedor. Coworkings, os espaços colaborativos que são divididos para mais de uma empresa, podem ser ótimas alternativas para que esses custos sejam reduzidos consideravelmente. Vale considerar, também, a possibilidade do home office. Assim como o trabalho remoto, esse modelo pode colaborar para a agilidade e produtividade da sua empresa.
Despesas mensais
Outras contas que não podem ser esquecidas são aquelas que envolvem a manutenção do seu espaço, como água, energia e saneamento. Como o mundo vive cada vez mais conectado, a despesa com internet também deve ser levada em conta nas despesas de uma empresa. Além disso, o telefone (que pode ser fixo ou móvel) também é altamente demandado. Não se esqueça de avaliar os planos que melhor se adequam à realidade da sua empresa – e lembre-se de ficar de olho nas promoções que eventualmente aparecem.
Impostos (muitos impostos!)
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços (ISS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Programa de Integração Social (PIS), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e por aí vai. Esses são alguns dos impostos comumente cobrados – que, claro, variam de acordo com a categoria de cada negócio. Ao fazer planos financeiros, jamais deixe esses valores de lado.
Dicas para otimizar os custos de despesas de uma empresa
Invista na gestão financeira
Entre as várias “gestões” que você tem como atributo no dia a dia, jamais deixe a financeira de lado. Uma gestão financeira bem feita certamente contribui com a forma como você lida com as despesas de sua empresa. Em linhas gerais, é o conjunto de ações estabelecidas com o fim de garantir o controle de todas as atividades e movimentações econômicas do seu negócio.
Conte com a tecnologia
Já falamos incontáveis vezes aqui como a tecnologia pode ser a melhor amiga do seu negócio. Hoje, há muitas opções no mercado que possibilitam a redução de custos e otimizam a gestão. Uma das dicas é um aplicativo para gestão de reembolso financeiro. Com uma ferramenta como o app Zag, você tem praticidade, agilidade, acesso aos históricos e uma visão sistêmica, além de excluir da sua rotina a possibilidade de se perder (e gastar muito tempo) em planilhas e e-mails.
Atente-se para a gestão de riscos
Tão importante quanto fazer uma gestão de equipes ou financeira efetiva, é fazer uma gestão de riscos. É o que antecipa a probabilidade de acontecer algum evento no seu negócio que possa trazer gastos inesperados. Se necessário, conte com a ajuda de um especialista no assunto para que isso seja bem feito.
Sempre avalie as possibilidades de economizar
A saúde financeira da sua empresa é um dos grandes pilares que a mantém. Por isso, é sempre importante estar de olho nas oportunidades de economia! Assuntos como papéis e impressões, energia e utensílios do dia a dia podem, muitas vezes, passar por reavaliações e gerar reduções significativas nas despesas da sua empresa. Aliás, uma boa dica é planejar a aplicação da quantia que será economizada – proporcionando uma melhoria contínua no seu negócio.
Ficou interessado no assunto e quer contribuir para a sustentabilidade do seu negócio observando as despesas da empresa? Leia também sobre a política de reembolso corporativo.