Você conhece bem todos os custos do seu negócio? Sabe quais tipos de gastos são os mais expressivos e como pode atuar para reduzi-los? Tem consciência de onde deve investir para acelerar sua empresa? Para ter essas e outras respostas, é essencial realizar um controle de despesas eficiente.
A atitude é extremamente estratégica. É a partir dela que o gestor consegue ter uma visão ampla do seu empreendimento e identificar oportunidades para gerar valor ao negócio. O caminho pode passar pelo corte de gastos ou até mesmo pela compra de um novo equipamento.
Para realizar um bom controle de despesas, é necessário identificar e categorizar cada tipo de gasto, acompanhá-los ao longo do tempo e aplicar medidas para controlá-los. Parece ser algo difícil e complicado, mas há ferramentas simples e práticas que podem lhe ajudar nesse importante aspecto.
Quer saber por onde começar? Separamos, a seguir, quatro práticas essenciais para que você conheça a fundo as despesas da sua empresa e possa tirar proveito desse conhecimento.
1. Controle de despesas começa com identificação
Para começar bem o controle de despesas, não basta apenas anotar os gastos realizados durante o período. A informação só se torna estratégica se for categorizada. Ou seja, você precisa saber como está utilizando os recursos financeiros – o que lhe ajudará a entender onde é preciso economizar mais. Os gastos são divididos em:
Custos
Aqui entra todo valor diretamente ligado ao produto final ou serviço e reúne todos os gastos necessários para sua obtenção. Por exemplo: a matéria-prima e a mão de obra de quem está diretamente envolvido na produção e manutenção de sites de e-commerce. Ao categorizar seu custo, defina se ele é fixo ou variável. Para isso, avalie se ele aumenta proporcionalmente com o acréscimo da produção, ou se é o mesmo independentemente da quantidade do produto.
Despesas
Os recursos financeiros utilizados para a empresa manter seu funcionamento, desde que não estejam diretamente relacionados à obtenção ou venda do produto ou serviço. Podem ser consideradas despesas os salários dos gestores, o material de escritório ou aluguel de uma sala privativa em um coworking. Também é preciso definir se a despesa é fixa ou variável, se muda ou não de acordo com o volume de vendas.
Investimentos
Todos os valores utilizados para que um negócio melhore a sua operação, seus procedimentos ou imagem corporativa, além daqueles que podem aumentar o lucro. O retorno financeiro é seu principal objetivo. Um empreendedor pode investir, por exemplo, em campanhas de Marketing, compra de equipamentos ou até mesmo na capacitação de seus colaboradores.
Gastos não operacionais
Tudo que não está previsto na planilha orçamentária, mas que deve ser destinado para que a empresa continue suas atividades. Se um site de e-commerce parou de funcionar, por exemplo, é necessário pagar pela assistência técnica para garantir seu retorno o mais rápido possível.
2. Agora é hora de colocar tudo no papel
Além de definir a natureza daquele gasto, você também precisa identificar todos os aspectos relevantes para a análise financeira do seu empreendimento. As seguintes informações costumam estar presentes na maioria das planilhas de controle de despesas: valor, área responsável, data e forma de pagamento.
Registrar esses e outros dados exige bastante disciplina dos gestores e dos demais colaboradores, já que todas as equipes têm algum tipo de gasto. Por isso, é necessário garantir que todos saibam como realizar o procedimento corretamente e entendam a importância da atitude.
Mas, “colocar tudo no papel”, nesse caso, é só força de expressão. Uma maneira mais prática para adotar essa rotina é contar com soluções tecnológicas que permitam a realização dessa tarefa sem sofrimento. Uma delas é o aplicativo Zag, que facilita o processo de reembolso de despesas corporativas. Entre as vantagens de apostar na inovação para o controle de gastos, está a economia de tempo: a ferramenta é mais simples, com interface intuitiva e permite a utilização sem sofrimento.
3. Monitoramento é etapa estratégica do controle de despesas
Com todas às informações à mão, você terá condições de realizar uma boa gestão financeira empresarial. Ou seja, terá uma visão mais realista do seu empreendimento. Nessa fase, é interessante usar gráficos e tabelas, que possibilitem uma visão mais clara dos números da sua empresa.
Você conseguirá identificar em que áreas as despesas são maiores, os período em que elas se elevam e qual equipe gasta mais – e com quê. O controle de despesas também permite que você conheça os custos de produção, o que pode lhe ajudar a definir se o preço de seu produto final possui margem de lucro adequada à sua estratégia.
Além disso, será possível se programar melhor para o pagamento de despesas fixas, como aquisição de matéria-prima ou salários dos profissionais. O monitoramento permite, ainda, que sejam feitas comparações da situação atual com o orçamento previsto e analisar se o negócio caminha de acordo com seus objetivos e expectativas.
Esse controle é essencial, ainda, para identificar oportunidades de corte de despesas, redirecionamento de capital e até mesmo investimentos. É quando chega o momento de agir.
4. Economize para ter as finanças equilibradas
Após estabelecer seu sistema de controle de despesas e avaliar onde estão os gargalos e as oportunidades de crescimento, direcione esforços para aplicar medidas. Se sua equipe possui gastos elevados com transporte para visita a clientes, por exemplo, você pode negociar parcerias com empresas que prestam esse serviço.
Caso os computadores ou outros equipamentos necessitem de manutenção com mais frequência que o usual, planeje a substituição por modelos mais novos. Assim, você eliminará a despesa extraordinária e aumentará a eficiência das atividades conduzidas por sua equipe.
Bônus: os benefícios de ficar com as contas em dia
Pode parecer muito trabalho, mas também dá para perceber como o investimento pode proporcionar mais economia de tempo e recursos. Ao estabelecer um procedimento claro e simples de utilizar, você e sua equipe estarão livres para executar as atividades mais estratégicas no dia a dia da empresa.
Além disso, o colaborador terá mais satisfação por trabalhar em uma empresa dedicada em garantir que ele priorize tarefas mais desafiadoras e que contribuem para seu desenvolvimento profissional.
Quando falamos de controle de despesas, o tema gestão de pessoas é estratégico e não pode ser deixado de lado por nenhuma organização que queira crescer. Quer saber mais sobre o assunto? Acesse o nosso post sobre o assunto.
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