Que a área de construção civil é um dos grandes pilares da economia brasileira, você já deve saber. Um dado bem importante é que este setor atrai cerca de 50% dos investimentos na nossa economia. Se começarmos a soltar mais números, vamos perceber que quando este setor vai bem, o Brasil vai bem.

Então, vale a pena zelar pela eficiência de um segmento que tem tudo pra ajudar o Brasil a crescer cada vez mais.

Por outro lado, algumas pesquisas já mostraram que as empresas de construção civil possuem um nível de perdas em seus processos produtivos que varia entre, pasmem, 30% e 50% (esta última faixa em casos extremos). Financeiramente, este percentual é um pouco menor: entre 8% e 10%. Ainda é bastante!

Quando tais estudos são divulgados, normalmente eles se referem a dois tipos de desperdícios:

  • Perdas com materiais;
  • Perdas com a mão-de-obra devido a baixa produtividade, faltas, atrasos, etc.

Apesar de importantes, alguns outros desperdícios normalmente não são medidos, podendo causar perdas financeiras grandes, devido aos diversos processos executados. Então é recomendável incorporar aos cálculos, também, as perdas decorrentes de problemas na gestão administrativa-financeira.

Agora, quais seriam as perdas com estes problemas na gestão financeira?

Citando apenas algumas:

  • Perdas com má utilização do caixa das obras (o caixinha) devido a falta de procedimentos e prestação de contas lentos e inadequados;
  • Perdas por compras urgentes (o preço fica mais salgado);
  • Perdas na gestão dos estoques, incluindo desvios e até fraudes;
  • Perdas por atrasos no cronograma dos projetos;

Paradoxalmente, a área de engenharia não raro deixa de utilizar tecnologias que seriam de grande ajuda, principalmente quando se tratam de processos financeiros relacionados aos projetos de engenharia, que no caso da construção civil são as obras executadas.

E no quesito gestão financeira, as empresas de engenharia têm grande oportunidade, caso busquem boas práticas do mercado, aproveitando-se do uso de tecnologias (aplicativos, softwares, dispositivos, etc.) que agilizem, simplifiquem e tragam qualidade aos processos, que envolvem, dentre outros exemplos, as movimentações do caixa das obras, incluindo a apresentação de relatórios de despesas.

Além disso, a definição e o atendimento eficaz de normas e procedimentos podem trazer boa contribuição para a gestão financeira das obras.

Por exemplo:

Procedimentos devem estabelecer que os gastos efetuados com verbas de pequenos caixas das obras devem ser prestados conta em quarenta e oito horas, ou menos, se for o caso de virada de mês, visto que as boas práticas contábeis e financeiras apontam para que despesas sejam reportadas nos mesmos períodos em que ocorreram.

Ao analisarmos muitas situações, notamos que as prestações de conta dos pequenos caixas, e por vezes até de não tão pequenos, ficam pendentes por longos períodos. Lógico que por trás destas situações existe o legado de processos pouco dinâmicos, que causam a falta de tempo para pensar em simplificar estes mesmos processos.

Checagens periódicas também são fatores que podem assegurar qualidade no cumprimento dos procedimentos e proteção da empresa contra erros e fraudes.

Então, sem mais falatório, vamos sugerir atos que irão simplificar e dar mais controle ao processo financeiro da sua área de engenharia. Começando, é claro, pela parte de despesas reembolsáveis.

Faça com que seus colaboradores registrem cada gasto realizado.

Inicialmente, pode ser trabalhoso mudar a cultura do “eu faço depois”. Mas, persista! Você vai ver que a palavra previsibilidade fará muito mais sentido, a partir deste ato. Você e todos ao seu redor terão mais consciência dos gastos que estão sendo realizados nas obras.

Use a tecnologia a seu favor.

Já ouviu falar de BI (Business Intelligence), né? Não? Vale a pena pesquisar e entender o motivo de todas as grandes empresas do mundo terem investido tanto nisto nos últimos anos. Um simples gráfico já faz milagre na tomada de decisões. E quando este gráfico conversa com você, responde as perguntas dos seus gestores, tudo fica mais fácil. Imagine um cronograma de obras sendo atualizado em tempo real. É possível!

Abuse da mobilidade, pois ela só tem benefícios.

Opte por tecnologias que te faça resolver tudo a qualquer hora. Desde o seu banco até um lindo app de reembolso de despesas. Hoje, por exemplo, você não mais precisa de uma impressora multi-mega-hiperfuncional para digitalizar seus documentos. Um app simples e gratuito já pode te ajudar a digitalizar sua vida na palma da mão. Ou seja, no escritório ou na obra, a produtividade não pára!

Não acumule nada. E não estamos falando só de dívidas.

Pare de acumular coisas pequenas: recibos, relatórios, tarefas, favores… tudo! Acumular ou procrastinar é a principal causa de uma gestão ineficaz da vida. Crie um plano para desacumular suas tarefas do dia a dia, por exemplo. Crie um plano para responder, de forma sistemática seus e-mails.
Uma ferramenta muito legal que pode te ajudar com isso é o Trello, uma ferramenta simples e que ajudará gestores, supervisores a entenderem o quão produtivo tem sido seus dias.

 Seja simples. E, ser simples, não é deixar de ser sofisticado.

É ser objetivo. Cerque-se de pessoas e ferramentas objetivas. Falando de tecnologia, procure encontrar ferramentas boas e de baixo custo que te ajudem a resolver um problema da melhor maneira possível.

Esperamos que estas dicas ajudem sua área de engenharia a ser mais produtiva e que você seja mais feliz neste setor tão importante para o mundo.