Prestar contas de suas despesas corporativas é um processo muito conhecido e, em muitos casos, muito complicado para a maioria das organizações.
Lidar com as despesas corporativas dos colaboradores, seja reembolso, adiantamento ou despesas com cartão corporativo, requer muito cuidado e atenção, desenvolvendo-se, na maioria das vezes e, na maioria das Companhias, processos de gestão lentos e burocráticos.
Atividades com preenchimento de planilhas e/ou formulários, conferência e armazenamento de cupons fiscais físicos, lançamentos manuais em sistemas financeiros, entre outras tarefas manuais são demoradas.
Será que este tipo de processo é realmente o ideal e o mais rápido? Nos dias de hoje pode-se afirmar que não.
Não tenha dúvida que da para melhorar e, principalmente, economizar tempo com aprovações burocráticas. A tecnologia está aí para nos ajudar!
Tempo é dinheiro!
Com a tecnologia, o processo de controle de despesas corporativas pode ser simples! Existem atualmente diversas ferramentas e aplicativos que ajudam a otimizar tempo e consequentemente a aumentar faturamento.
É importante estar atento, saber onde investir seu tempo e assim, ser mais produtivo. Antes de contratar qualquer serviço ou produto, pense um pouco: Tais tarefas ou atividades estão me atrapalhando? Há um jeito de melhorar tal processo? É realmente necessário ter todo esse trabalho para controlar despesas?
Perder tempo com tarefas ultrapassadas ou desnecessárias vai impactar diretamente na sua produtividade, você deixará de focar nas coisas realmente importantes, pode apostar.
Imagine quanto dinheiro esse profissional e sua empresa irão perder por não conseguirem focar no que é realmente importante.
Imagine um Vendedor que não tem tempo para prospectar, pedir indicações, fechar negócios, etc. Tudo isso, porque ele passa muito tempo preenchendo planilhas, prestando contas de despesas, entre outras tarefas demoradas e pouco “lucrativas”.
Imagine quanto dinheiro esse profissional e sua empresa irão perder por não conseguirem focar no que é realmente importante.
É claro que este tipo de processo funciona, muitas organizações trabalharam ou, ainda trabalham com suas planilhas e formulários mas, será que este é o modelo mais eficiente?
Lembre-se da nossa atual e constante “evolução tecnológica”, a tecnologia veio pra ficar.
Você consegue se imaginar hoje sem um Aplicativo de GPS?
Para ajudar você a simplificar a gestão de despesas, separamos algumas dicas para tornar esse processo mais eficiente:
1. Evite planilhas.
Elas podem ser muito úteis para alguns processos corporativos, mas acredite, na hora de realizar sua prestação de contas, elas só vão te atrapalhar. Utilize aplicativos que registrem seus comprovantes de forma digital e envie suas despesas para aprovação em tempo real. Chega de guardar aquele monte de papel na carteira!
2. Crie um fluxo de análise e aprovação simples.
Ter muitas pessoas para controlar gastos com cartão corporativo e despesas diversas, pode trazer uma sensação de maior controle e segurança mas, na verdade, você estará apenas disponibilizando uma parte importante de seu staff para realizar uma mesma tarefa. Coisa que você pode resolver perfeitamente com um fluxo simples de aprovação, com as pessoas certas e com uma plataforma tecnológica de qualidade.
3. Centralize o máximo de informação possível em um único “sistema”.
Se sua empresa trabalha com reembolso de despesas, cartões corporativos para alguns colaboradores e ainda realiza adiantamento em casos de viagem, é importante que todas essas prestações de contas possam ser gerenciadas em um mesmo sistema.
Se houver a necessidade de ter um sistema para cada situação a ideia de simplificar processos estará comprometida.
4. Procure uma plataforma que integre com seu ERP.
Elimine o lançamento manual das despesas no seu ERP. Opte por uma plataforma que te dê a opção de extrair um relatório das despesas, assim, basta “subir” este relatório no seu sistema financeiro e pronto. Chega de registrar manualmente cada reembolso que sua empresa deve pagar.
Ricardo Barbosa – COO at Zag
Tags: despesas, financeira, gastos, gestão, gestão de despesas, reembolso, tempo