É impossível uma empresa ou negócio crescer e lucrar mais sem, ao longo do tempo, inserir processos cada vez mais complexos para suas áreas administrativas e produtivas. Ao longo do tempo, se não bem geridos, os processos tendem a se tornar burocráticos e pouco produtivos, podendo até comprometer os resultados da companhia.

Dessa forma, é natural que gestores busquem alternativas para reduzir tempo e custos, tornando seus processos os mais produtivos possíveis.

Quanto mais qualificado for o gerenciamento dos processos dentro da organização, maior a possibilidade de os benefícios e resultados planejados aparecerem.

Mas, como de fato otimizar e gerir processos da maneira mais eficaz? Quais as vantagens dessa gestão? Confira a seguir algumas dicas valiosas para uma melhor produtividade e rentabilidade de sua empresa.

Otimizar processos traz resultados?

Quando realizada de maneira correta, melhora a capacidade de gerir cada etapa produtiva, traz maior produtividade para seus funcionários, permitindo que eles gastem mais tempo com questões estratégicas, inclusive, dando espaço para a sua empresa antecipar-se às mudanças do mercado.

Somado a isso, contribui para reduzir erros e ociosidade, além de promover um ambiente mais amigável e confiante, onde todos saibam exatamente qual papel atuar dentro da companhia.

Como funciona a otimização de processos?

Imagine processos que costumam receber muitas reclamações dos funcionários, gerando insatisfação dos clientes e lhe custando uma atenção fora do esperado.

Faça perguntas variadas sobre esse processo, a fim de identificar  os itens que não podem ser alterados e aqueles que podem ser descartados. Exemplos:

  • Qual o objetivo final e qual deveria ser o resultado esperado?
  • Quais atividades fazem parte do processo?
  • Quais as áreas e equipes envolvidas?
  • Onde começa e onde termina?

Agora repense o processo, preocupando-se com todas as etapas e se faz sentido para a equipe e a estratégia de sua empresa. Pergunte-se:

  • Quanto tempo leva para a conclusão do processo?
  • Existe uma maneira melhor de realizá-lo?
  • Quanto tempo está sendo perdido em correções de erros?
  • As correções foram necessárias?
  • Onde há algum gargalo?

Não deixe de olhar com atenção até mesmo os pequenos detalhes desse processo.  É possível ganhar produtividade, muitas vezes, simplesmente melhorando a comunicação de alguns e-mails.

Dessa forma, após estudar a fundo todos os processos e fazer as perguntas certas para encontrar os pontos fracos  e promover melhorias, torna-se necessário fazer a implementação dentro da organização. Veja os passos a seguir para ganhar produtividade:

1. Diagnóstico interno

Por mais que exista toda uma documentação exemplificando os fluxos de trabalho, é necessário verificar se os fluxos estão sendo cumpridos como acordado. É a partir desse diagnóstico que se começa a pensar nas mudanças.

Monitore todo o ciclo com atenção e tenha muito cuidado. Certamente você encontrará pontos que precisam ser melhorados e alterados. Identifique-os e repense o modo de condução.

Caso seja realizado apenas uma vez, esse procedimento não trará resultado e soluções para a empresa. É uma tarefa que precisa ser feita constantemente.

2. Melhorias

É hora de fazer aperfeiçoamentos e tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, eliminando as barreiras, facilitando a comunicação e otimizando as tarefas para deixar os processos mais focados nos objetivos finais. É algo com que a liderança e os funcionários devem estar engajados e comprometidos.

Elimine tudo o que é desnecessário, torne o fluxo contínuo e limite o processo ao menor número de áreas e pessoas possíveis.

3. Treinamento dos colaboradores

Todo investimento em tecnologia e automatização sempre será válido e certamente oferecerá inúmeros benefícios para os colaboradores em suas tarefas, além de melhor aproveitamento do tempo.

No entanto, não é recomendável ter funcionários durante o expediente questionando como utilizar os novos sistemas.

É necessário que eles estejam aptos a utilizar o que foi disponibilizado pela empresa para que o trabalho possa render. Uma equipe treinada fará toda a diferença, pois saberá lidar com as novas ferramentas e poderá explorar ao máximo suas próprias habilidades.

Dessa forma, é preciso treinar os colaboradores até ter a devida certeza de que todos possuem o conhecimento adequado para o cumprimento das tarefas desejadas.

4. Automatização

Como parte da gestão, é fundamental fazer mudanças na operação. Cometer os mesmos erros e esperar por resultados positivos não é bom e pode levar toda a instituição ao fracasso.

Nesse contexto, torna-se necessário automatizar os processos dentro da empresa, resultando, assim, em redução de gastos, prevenção de erros e aumento da produtividade dos colaboradores.

Utilizar um software para esse procedimento é algo extremamente vantajoso. A tecnologia é sempre uma grande aliada na melhoria do desempenho das tarefas dentro de uma organização.

5. Monitoramento

É de suma importância que todos da organização adotem o novo método desde o início e sigam todas as mudanças propostas.

O acompanhamento dos funcionários perante os novos fluxos determinará a efetividade dos resultados e direcionará o que precisa ser aperfeiçoado para alcançar processos mais ágeis.

Por isso, é fundamental estabelecer indicadores-chave para medir a efetividade das ações. Assim é possível reunir informações, checar os resultados e averiguar se as melhorias estão ocorrendo — ou não, afinal, um processo obsoleto pode impactar o restante do trabalho.

Especialmente durante os primeiros fluxos de análise, é possível que alguns aspectos não saiam como o previsto. Isso é normal, mas não deve ser um impedidor. É recomendável que o processo seja todo analisado e as falhas sejam localizadas e ajustadas.

À medida que você for ganhando experiência, a implementação será mais suave, os erros menores e os resultados melhores.

Melhorar os processos na empresa e diminuir o tempo deles garante maior efetividade na condução dos negócios e maximiza os resultados. A implementação é árdua e demorada e, por essa razão, deve receber uma grande dedicação de todos os envolvidos. Ao final, os resultados serão recompensadores.

 

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Isabel Athayde – Marketing Leader at Zag