Se você perguntar para qualquer empreendedor qual o desejo dele para seu negócio, dentre as muitas ambições estarão crescer e se tornar conhecido no mercado. Hoje veremos como alcançar esse sonho com automação.
A palavra escalar está presente em todos as reuniões onde planeja-se algo. Mas, é no momento de praticar que muitos se sentem perdidos. O dia-a-dia parece não permitir que seu negócio cresça exponencialmente: relatórios, organizar as despesas, suporte ao cliente, folha de pagamento, recebíveis. Ufa! É muita coisa repetitiva pra se fazer todos os dias.
É neste momento que entra a palavra (ou sonho) chamado automação. É um processo muito utilizado na indústria onde os mecanismos verificam seu próprio funcionamento e atuem efetuando correções, medições e outros processos repetitivos, sem a interferência humana. Em sua rotina você com certeza já se deparou com automação nos processos empresariais também, como atendimento automático por telefone e chat com robôs (chatbot).
Para saber se automação de processos cabe na sua empresa, pergunte a você mesmo ou aos líderes de cada assunto: o que é feito manualmente no dia-a-dia sempre da mesma forma, repetidas vezes? Se você fez uma listinha mental, passe-a pro papel já e comece a pensar em como automatizar estas tarefas, transformando o tempo das pessoas, deixando-as livres para fazer algo que realmente exija intelecto.
Se quiser estruturar melhor a pergunta acima, divida-a em três:
- Quais as tarefas que você faz de forma recorrente (hora, dia, semana ou mês)?
- Outras pessoas podem fazer este trabalho de forma recorrente?
- É necessário que uma pessoa pare seu tempo útil para fazer uma tarefa tantas vezes neste período?
Por que automatizar processos na minha empresa?
O empresário, o dono do negócio, deve buscar o máximo de eficiência na empresa. Diminuir a chance de erros em tarefas repetitivas é muito importante e o ajudará nessa missão de ter uma empresa eficiente.
Então, um dos grandes ganhos na automatização é a redução de entregas erradas realizadas no cotidiano da empresa. Isto aumenta a satisfação, percepção de valor e, consequentemente, vai gerar mais clientes e receitas.
Quais processos posso começar a automatizar?
Um exemplo prático é a triagem de clientes com dúvidas ou que querem conhecer mais sobre sua empresa ou produtos. Você não precisa mais ocupar o tempo de uma pessoa que apenas irá atender o cliente, coletar seus dados e direcioná-lo para o lugar correto. Ferramentas como Freshdesk e Zendesk disponibilizam um chatbot para seu website ou rede social, que irão tirar as dúvidas do seu cliente e até fazer grande parte de um processo de venda. Os times receberão as perguntas já respondidas e poderão usar o tempo que ganharam para pensar em soluções melhores ou até criar uma proposta melhor para aquele cliente.
Na área financeira, existem diversas possibilidades. Imagine que você tem um pequeno time de vendedores que estão sempre trazendo recibos de despesas para reembolso. Normalmente, você precisaria olhar recibo por recibo para entender se há alguma despesa duplicada ou se o valor bate com o do relatório. Mas, e se você deixar uma máquina inteligente fazer isso por você? É isso que o Zag se propõe a fazer. A cada despesa que o funcionário lança no app, o sistema inteligente alerta para possíveis erros e você só precisa atuar se for realmente necessário. Ou seja, uma tarefa que você repetia todos os meses, talvez você nunca mais precisará fazer.
E se você puder automatizar também os seus recebimentos? Existem plataformas como Asaas que permite que você crie uma cobrança recorrente para seu cliente e toda vez que o cliente pagar, ele já integre diretamente com seus sistemas de gestão financeira.
Você pode perceber que nos 3 exemplos que citei, todos têm a ver com tecnologia. E é fato que a tecnologia é o carro chefe da automatização dos processos empresariais. E, um dos objetivos da digitalização é liberar as pessoas para fazer o que realmente importa.
Foco no cliente
Se você está automatizando processos na sua empresa, você está gerando valor para quem lida diariamente com estas tarefas. Mas, uma pergunta chave que você deve fazer antes de iniciar a automatização de qualquer processo é: como esta automação vai melhorar a experiência do meu cliente?
Todas as plataformas citadas neste texto são fáceis de implementar. Não requer treinamentos longos. O Asaas e o Zag, por exemplo, você pode cadastrar sua empresa e começar a usar imediatamente. A percepção de valor vai ser incrível. Imagine clientes e funcionários satisfeitos, principalmente pelo fato de que a relação com o dinheiro a partir de agora será transparente e documentada.
O Zendesk e Freshdesk darão a sensação de estar sendo atendido rápido e com eficiência. A percepção de valor que elas trazem, sim, são incríveis. Mas, a qualidade dos serviços prestados serão notadas imediatamente.
Se tiver alguma dúvida ou quiser falar mais sobre automação do dia a dia da sua empresa, mande um e-mail pra gente ou nos chame em nossas redes sociais!